Auch wenn Facebook, Twitter, SMS und andere Medien immer mehr an Bedeutung gewinnen, bleibt die gute alte E-Mail noch immer das Medium zur Kommunikation im Geschäftskunden-Umfeld.

Laut einer aktuellen Studie wurden im Jahr 2010 insgesamt 107 Billionen E-Mails verschickt, das sind pro Tag 294 Milliarden Nachrichten! Davon fallen 25% auf rein geschäftlich genutzte E-Mail-Konten ab. Da ist es kein Wunder, dass auch die Gesetzgebung sich mehr und mehr mit dem Thema E-Mail-Kommunikation und den Rahmenbedingungen beschäftigt.

Seit 2007 wird daher eine E-Mail als Geschäftsbrief eingeordnet und muss verschiedensten gesetzlichen Bestimmungen genügen.

Informationen, die bislang nur auf gedruckten Briefen unterzubringen waren, müssen nun in geschäftlicher Korrespondenz jedweder Art auftauchen, also auch in E-Mails.  Zu den Informationen die zwingend in der E-Mail auftauchen müssen, zählen bei einer GmbH wie der dogado Internet GmbH z.B. folgende Details:

  • Firma mit Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer
  • Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
  • Sofern ein Aufsichtrat gebildet wurde, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen

Man kann sich vorstellen, dass es schwierig ist diese ganzen Angaben leserlich und vor allem einheitlich für alle Mitarbeiter in einem Unternehmen unter jede E-Mail zu schreiben. Folgt man dieser Regelung als Unternehmen nicht, kann es sehr teure Sanktionen und Strafen zur Folge haben, von Abmahnungen mal ganz abzusehen.

Bei mir sah das Ganze in den letzten 3 Jahren wie folgt aus:

 

Für ein einheitliches Auftreten gegenüber Kunden, Lieferanten und Partnern sowie zur Vermeidung von rechtlichen Problemen, ist es daher für jedes Unternehmen von immenser Bedeutung, dass es eine einheitliche Regelung gibt, wie eine Signatur auszusehen hat. Bei 500 und mehr Mitarbeitern im Unternehmen ist es unmöglich, dies bei jedem einzelnen Mitarbeiter zu kontrollieren. Schon das Fehlverhalten eines einzelnen Mitarbeiters kann für das Unternehmen sehr teuer werden.

Viele Unternehmen setzen daher auf teure Lösungen von Drittanbietern, welche einheitliche Signaturen unter jede E-Mail bringen sollen. Neben hohen Lizenzkosten, Wartungskosten und Aufwand durch Installation und Kontrolle sind diese Lösungen meist nur sehr begrenzt einsetzbar.

Wir haben daher in unserem Hosted Exchange 2010 die Möglichkeit geschaffen, dass jeder Kunde für seine Organisationseinheiten und alle darin enthaltenen Hosted Exchange Accounts eine einheitliche Signatur definieren kann! Die Inhalte der Signatur werden dabei direkt aus dem Active Directory geladen und nach den Vorgaben des Kunden zusammengesetzt. Es bedarf dabei keiner Installation, Konfiguration oder Wartung durch den Kunden.

Unsere Kunden verfügen damit über eine Vielzahl von Möglichkeiten und müssen nicht befürchten, dass ein Mitarbeiter aus Versehen durch Fehlkonfiguration z.B. in Outlook, E-Mails an Kunden versendet ohne oder mit falscher Signatur.

Dabei können unsere Hosted Exchange 2010 Kunden hier auf jegliche Möglichkeiten der Gestaltung zurückgreifen. Neben einer Textversion der Signatur steht auch eine HTML-Version zur Verfügung, über in-line CSS Styles kann die Signatur der Corporate Identity angepasst werden, mittels dem HTML-Tag img können sogar Grafiken wie das Firmenlogo oder Banner direkt mit eingebunden werden.


Habe Sie schon die Signaturen Ihrer E-Mails im Unternehmen geprüft? Nehmen Sie sich fünf Minuten und gucken Sie sich aufmerksam die Signaturen verschiedener Abteilungen und Mitarbeiter an. Inhaltich werden diese meist korrekt sein, aber transportieren sie das Image, welches Sie mit Ihrem Unternehmen nach aussen zeigen möchten? Sind alle Signaturen identisch, passt die Formatierung und Optik zu Ihrem Unternehmen? Manchmal sind es die Kleinigkeiten auf die man achten muss.


Wenn Sie Fragen zu den Themen Hosted Exchange 2010, rechtssichere E-Mail Archivierung für Exchange oder globale Signatur haben, zögern Sie nicht uns anzusprechen.