• Bereit ins papierlose Büro zu starten?

    Jetzt digitalen Posteingang mit Mehrwert testen!

    Umleitung Ihrer Tagespost mittels Postfach zu REISSWOLF
    täglicher Scanservice inkl. physischer Archivierung aller Poststücke
    einfache Web-Oberfläche zur Verwaltung Ihrer Dokumente
    jederzeit Abrufe der Original-Schriftstücke möglich
    datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

    Dokumentenmanagement Hosting - Made in Germany

Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen sie über die eigene und sichere Cloud-Lösung zur Verfügung

Der digitale Posteingang von REISSWOLF & dogado digitalisiert Ihre physischen Poststücke tagesaktuell und stellt Ihnen diese online zur Verfügung. Die Daten werden auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt. Darüber hinaus werden alle Poststücke automatisch archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.

Schnell und Sicher vom Poststück ins digitale Archiv

Alle Dokumente sind dank tagesaktueller High-End Scanning und Digitalisierung ihrer Eingangspost gemäß REISSWOLF Datenschutz-Standards schnell verfügbar für alle Teammitglieder, die Zugriff darauf benötigen.

Höhere Servicequalität & sinkender Papierverbrauch

Haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche durch Prozessoptimierung und Ressourcenfreisetzung in Ihrem Unternehmen dank schnellem Zugriff auf den digitalen Posteingang für alle berechtigten Mitarbeiter.

Risikofrei bis zur datenkonformen Datenvernichtung

Rechtlich relevante Unterlagen wie Verträge und Rechnungen sind vom Zeitpunkt der Digitalisierung über die Archivierung bis zur datenschutzkonformen Aktenvernichtung (inkl. Zertifikat) verfügbar und zugleich jederzeit sicher geschützt.

FINDEN SIE JEDES DOKUMENT SCHNELL WIEDER

Finden Sie Ihre gescannten Dokumente sofort wieder, dank schneller OCR Volltextsuche in allen gespeicherten Text-Dokumenten. Testen Sie selbst wie einfach es ist.

BEQUEME WEB-ANSICHT IHRER POSTSTÜCKE

Dank Highend-Scanning und bequeme Web-Viewer können Sie jederzeit Ihre Poststücke und Dokumente online durchblättern und einsehen.

SIE BENÖTIGEN DAS ORIGINAL-DOKUMENT? KEIN PROBLEM

Nachdem Sie Ihre digitalen Postsendungen erhalten haben, können Sie diese über einen Funktionsbutton zusätzlich auch noch physisch zum nächsten Werktag anfordern.

Legen Sie einfach los –
ohne Grenzen, jederzeit und ganz unkompliziert.

Mit dem digitalen Posteingang ist ihr modernes Arbeiten nicht nur effizient, sondern auch in wirklich jeder Hinsicht sicher.

Zertifiziert

Mit Sicherheit sicher: Die Datensicherheit ist unser Anliegen. Deshalb verfügt unser Webportal über einen zertifizierten Sicherheitszugang mit doppeltem Login. Zudem liegen alle Daten in unserem deutschen Rechenzentrum.

Revisionssicher

Bauen Sie Ihre eigene digitale und revisionssichere Datenbank an Dokumenten auf. Die Revisionssicherheit Ihres Posteingangs gewährleisten wir durch täglich 6-fach redundante Sicherung auf voneinander unabhängigen deutschen Servern.

Kostenoptimiert

Durch die tagesaktuelle Digitalisierung der Eingangspost verkürzen sich die internen Bearbeitungszeiten und der Papierverbrauch sinkt erheblich. Zudem sind alle relevanten Dokumente jederzeit und schnell auffindbar und können nicht mehr auf dem internen Postweg verloren gehen.

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IHR ANSPRECHPARTNER

Sebastian Gehrke

Sebastian Gehrke - Sales Ansprechpartner

+49 (0) 231 / 28 66 200

sales@dogado.de

dogado Gmbh berät Sie gerne bei der Einführung von REISSWOLF f.i.t. in Ihr Produktportfolio.

Ressourcen für das Wesentliche.

In den meisten Unternehmen herrscht trotz steigender Anzahl von E-Mails noch ein hohes Briefpost-Aufkommen. Auch wenn es hierfür definierte Prozesse und Regeln für den Umgang und die interne Verteilung gibt, ist der tägliche Zeit- und Arbeitsaufwand hoch. Dabei ist der Weg zum papierlosen Büro samt digitalem Posteingang leicht und effizient umsetzbar.

Im klassischen Briefverkehr geht es vielfach um datenschutzrechtlich relevante Informationen wie Verträge, Stammdatenänderungen, Reklamationen, Rechnungs- und Mahnwesen oder Kündigungen. Oftmals intern von mehreren Mitarbeitern bearbeitet und in unterschiedlichen Abteilungen aufbewahrt sowie mit variierenden Aufbewahrungsfristen versehen.

Der digitale Posteingang von REISSWOLF und dogado bietet hier in mehr als nur einer Hinsicht Vorteile. Durch die tagesaktuelle Digitalisierung der Eingangspost verkürzen sich die internen Bearbeitungszeiten und der Papierverbrauch sinkt erheblich.

Zudem sind alle relevanten Dokumente jederzeit und schnell auffindbar und können nicht mehr auf dem internen Postweg verloren gehen. Die Servicequalität und Auskunftsfähigkeit der verschiedenen Abteilungen untereinander und vor allem auch gegenüber Ihren Kunden steigt erheblich.

Darüber hinaus archivieren wir alle Ihre physischen Belege automatisch sowie jederzeit abrufbar, solange wie notwendig. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen erfolgt die datenschutzkonforme Vernichtung inkl. Zertifikat. So verfügen sie mit unserer Post-Digitalisierung über mehr freie Ressourcen und zugleich über eine einfache Antwort auf alle Fragen zu Archivierung, Datenschutz und Datensicherheit Ihrer unternehmensrelevanten Dokumente.

Häufig gestellte Fragen zum digitalen Posteingang von REISSWOLF & dogado

Wie funktioniert das Ganze?

Der digitale Posteingang hat ein bedarfsorientiertes und transparentes Kostenmodell. Eine Sendung wird mit EUR 0,80 (exkl. MwSt.) zzgl. EUR 0,06 (exkl. MwSt.) pro gescannter Seite berechnet.

REISSWOLF digitalisiert Ihre Tagespost und stellt diese über die eigene und sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten werden auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.

Nach erfolgreicher Testphase erhalten Sie eine, auf Ihre Firma ausgestellte Postfachadresse, an die alle Postsendungen zukünftig automatisch gesandt werden und ohne zeitlichen Verzug direkt nach dem Eintreffen im Digitalisierungscenter von REISSWOLF verarbeitet werden.

Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden tagesaktuell digitalisiert und am selben Tag noch im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.

Es gibt einen gesicherten, verschlüsselten Webzugang und dort befinden sich dann im Posteingang, sortiert nach Tagesdatum, alle Postsendungen. Zusätzlich erhalten Sie eine automatisierte Mail, die Sie über den Posteingang informiert.

Keine. Sie benötigen lediglich eine aktuelle Version eines Webbrowsers und Zugangsdaten von uns. Es erfolgen keine zusätzlichen lokalen Installationen.

Wir erfassen alle Ihre Sendungen als separate PDF-Dateien, je Poststück ein PDF. Die Auslieferung erfolgt als volltexterschlossenes PDF/A Dokument.

Eine Indexierung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer. Es gibt keine zusätzliche Benennung, aber man erkennt den Inhalt in der Vorschau der Viewer-Funktion.

Hierfür haben Sie mehrere Möglichkeiten. Entweder Sie exportieren einzelne Eingänge aus dem digitalen Posteingang zur Direktablage in Ihre Fileablage oder Sie leiten sie per Mail direkt weiter.

In unserem Basisangebot werden die Daten im digitalen Posteingang einen Monat gespeichert. Danach endet die Vorhaltung oder Sie buchen ein Zusatzprodukt von uns, das eine Langzeitarchivierung aller Daten ermöglicht.

Paketsendungen, Datenträger, Versandkataloge oder Ähnliches stellen wir Ihnen automatisch am nächsten Tag physisch zur Verfügung.

Nachdem Sie Ihre digitalen Postsendungen erhalten haben, können Sie diese über einen Funktionsbutton zusätzlich auch noch physisch abfordern. Damit die Lieferung direkt am Folgetag bei Ihnen eintrifft, benötigen wir Ihre Bestellung von Montag – Donnerstag bis 16.00 Uhr und freitags bis 12.00 Uhr.

In diesem Fall erhalten Sie eine Sondermitteilung und entweder scannen wir dann das Dokument mit Ihrem Einverständnis oder Sie erhalten eine Express-/Direktlieferung des Originals innerhalb von 3 Stunden im Hamburger Raum. An anderen Standorten muss der Zeitbedarf individuell geprüft werden.

Wir passen 10 Jahre lang automatisch auf alle Ihre Originaldaten auf und bewahren sie in einem unserer Hochsicherheitsarchive. Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden diese datenschutzkonform vernichtet und Sie erhalten von uns ein Zertifikat darüber.

Technik und Sicherheit

Unsere langjährige Datenschutzkompetenz bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung. Ihre Unternehmenspost wird verschlüsselt und mit personalisierten Zugängen übermittelt.

Ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen und zertifiziert sind. Gerne senden wir Ihnen ausführlichere Infos.

Das Briefgeheimnis bleibt bestmöglich gewahrt durch unseren softwaregestützten und überwiegend automatisierten Erfassungsprozess, mit lückenloser Dokumentation der einzelnen Verarbeitungsschritte. Nur in Ausnahmefällen, z. B. um Sendungen zu entklammern, hat eine/r unserer Festangestellten und auf das Datenschutzgeheimnis verpflichteten REISSWOLF Mitarbeiter/innen, kurz Zugriff auf Originalbelege.

Jeder Posteingang wird als ggf. mehrseitiges, volltexterschlossenes und durchsuchbares PDF/A Dokument bereitgestellt.

Selbstverständlich dürfen Sie das, wenn Sie die digitale Post nicht mehr zur weiteren Bearbeitung benötigen. Aber bitte beachten Sie, dass wir diese Daten nicht automatisch wiederherstellen können, sondern sie ggf. nochmals neu scannen müssen, sollten Sie diese doch benötigen. Alternativ können Sie sicherheitshalber die Daten für einen Monat im digitalen Posteingang belassen – danach werden sie automatisch entfernt.

Vertrag und Kosten

Sehr gerne. In diesem Fall wird für einen Zeitraum von 2 Wochen die Post tagesaktuell von REISSWOLF bei Ihnen abgeholt und/oder in, von REISSWOLF zur Verfügung gestellten, sicheren Transportboxen an das Digitalisierungscenter gesandt. Wenn es danach weitergehen soll, wird einfach die Postfachadresse auf den direkten Posteingang im Digitalisierungscenter umgestellt.

Unsere vertragliche Mindestlaufzeit sind 12 Monate, die erst nach der völlig unverbindlichen Testphase starten und sich automatisch um ein Jahr verlängern oder von Ihnen mit 6 Wochen Vorlauf zum Jahresende gekündigt werden können.

Sie bekommen von uns per Mail eine monatliche Abrechnung auf Basis aller eingegangenen Postsendungen bzw. Belegseiten. Einfach und praktisch für Sie ist, dass es einen Stückpreis gibt, der alle Bausteine beinhaltet, also die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Dokumente. Sollten Sie einzelne Poststücke auch physisch benötigen, rechnen wir die Zustellung mit einer geringen Pauschale ab.

Die Vergütung erfolgt über eine Pauschale je Poststück und Seitenanzahl inklusive Aufbereitung, Digitalisierung und digitale Bereitstellung sowie die anschließende physische Archivierung der Originale.

Vertragsende und befristete Dokumentenaufbewahrung

Selbstverständlich, einzelne Poststücke können wir Ihnen gerne auch nach Jahren noch zur Verfügung stellen. Wenn es sich um komplette Postsendungen handelt, ist dies mit einem zusätzlichen Kostenaufwand verbunden. Gerne erstellen wir Ihnen dafür dann ein individuelles Angebot.

Sie bleiben einfach sicher verwahrt bei uns bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie nochmals ein Original benötigen, können Sie dies, allerdings kostenpflichtig, für den gesamten Zeitraum weiterhin anfordern.

Ja, aber natürlich erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Diese beträgt 10 Jahre und wird bei Archivierungsbeginn bei Ihren Postsendungen hinterlegt.

dogado verwendet zu 100% Ökostrom
100% ÖKOSTROM

dogado verwendet zu 100% Strom aus regenerativer Erzeugung (Wasser- und Biomassekraftwerke sowie Bezug nach dem Erneuerbare-Energien-Gesetz – EEG).

dogado Server stehen im Rechenzentrum in Düsseldorf- hoher Datenschutz und Datensicherheit
MADE IN GERMANY

Unsere Server stehen im eigenen Rechenzentrum in Düsseldorf, Deutschland. Datenschutz und Datensicherheit stehen bei uns immer an erster Stelle!

Unabhängige Kundenbefragungen wie eKomi weisen dogado eine Kundenzufriedenheit von 99% aus.
HOHE KUNDENZUFRIEDENHEIT

Den Erfolg und die Zufriedenheit unserer Kunden stellen wir in den Mittelpunkt unserer Arbeit! Dies spiegelt sich auch in unabhängigen Kundenumfragen wie z.B. bei eKomi wider.

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Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nicht. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie Ihre Zustimmung für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen können. Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigungen, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an info@dogado.de .

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