Der Trend zum Teilen zeigt sich nicht nur in den Sozialen-Netzwerken. Auch in der Berufswelt spielt die „Teilen-Funktion“ eine wichtige Rolle. Denn täglich erstellen wir neue Dokumente, die wir mit Kollegen besprechen oder unserem Chef zur Verfügung stellen wollen. Mit dem OneDrive für Business Tool, welches in Office 365 integriert ist, ist das Teilen von Dokumenten einfach und schnell möglich. Dank des umfangreichen 1 TB (1000 GB) Speicherplatz in der Cloud für OneDrive für Business können Sie alle Ihre Geschäftsdokumente zentral an einem sichern Ort speichern, bearbeiten, synchronisieren und freigeben, sogar mit externen Bearbeitern außerhalb Ihres Unternehmens. Natürlich abhängig davon, was Ihre Unternehmens-IT und Policy zulässt bzw. definiert hat.

Im folgenden Blogbeitrag wollen wir Ihnen aufzeigen, auf welchen Wegen sich Dokumente einfach und sicher online via OneDrive teilen lassen. Wir verwenden dabei die neue OneDrive für Business Online-Dashboard-Ansicht. Wenn Sie zur klassischen OneDrive Ansicht wechseln möchten, klicken Sie dazu unten links auf „zurück zum klassischen OneDrive“.

OneDrive_fuer_Business_Dashbaoardansicht

Vorab schon einmal die wichtige Info: Alle Ihre in OneDrive für Business gespeicherten Arbeitsdateien sowie Ordner, sind erst einmal „nur für Sie“ freigegeben bis Sie entscheiden, Dateien oder Ordner freizugeben. In OneDrive für Business ist das Teilen von Dokumenten auf mehreren Wegen möglich. Außerdem können Sie auch unterschiedliche Zugriffsberechtigungen pro Dateien/Ordner erteilen.

In nur wenigen Schritten einen OneDrive Dokumenten-Freigabelink erstellen

  1. Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Office 365 Login-Daten (E-Mail-Adresse und Kennwort) unter https://login.microsoft.com/ ein.
  2. Klicken Sie links oben auf der Office 365 Webseite auf das App-Startfeld Office 365 - App-Startfeld Icon und wählen Sie dann OneDrive aus.
Office 365 - App Startfelder Ausschnitt
  1. Anschließend wählen Sie die Datei aus, die Sie gerne teilen möchten.
OneDrive für Business - Online Webseite - Dashboard-Ausschnitt
  1. Um die Teilen-Funktion aufzurufen, klicken Sie entweder oben auf die Symbolleiste auf „Teilen“ oder rufen über Rechtsklick auf die ausgewählte Datei die Teilen-Funktion auf. Hierauf öffnet sich das „Link senden“ Freigabefenster, wo Sie konkret einstellen können, wer durch Ihren Freigabelink Zugriff auf das Dokument erhalten kann. Klicken Sie dazu innerhalb des Freigabefensters auf das Dropdownmenü, um den Linktyp zu ändern.
OneDrive-für-Business Freigabelink Optionen

Insgesamt stehen Ihnen drei Linkeinstellungen/Linktypen zur Verfügung, um den Kreis der berechtigten Personen zu ändern:

  • Jeder: Hierdurch erhält jede Person, die Ihren Freigabelink erhält, Zugriff auf Ihr Dokument/Ordner, auch wenn diese nicht bei Office 365 angemeldet ist.
  • Personen bei (*Ihre Unternehmensorganisation): In diesem Fall können nur Personen in Ihrer Unternehmensorganisation auf das Dokument oder den Ordner zugreifen.
  • Bestimmte Personen: Hiermit legen Sie fest, dass nur die von Ihnen angegebene Person auf den Ordner bzw. das Dokument zugreifen kann. Dazu geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein sowie optional eine Nachricht.
  1. Im Anschluss daran, haben Sie über das Kontrollkästchen „Bearbeiten zulassen“ die Möglichkeit zu bestimmen, welche Art von Zugriff gewährt werden soll. Wenn dieses nicht aktiviert wird, so erhält die jeweilige Person lediglich ein Leserecht ohne die Möglichkeit das Dokument zu bearbeiten (sicherer Lesemodus).
  2. Des Weiteren können Sie festlegen, wann Ihr Freigabe-Link ablaufen soll und wählen dazu beispielsweise einen Zeitraum von 30 Tage aus. Hierdurch tritt ein zusätzlicher Link Schutzmechanismus in Kraft. Anschließend klicken Sie auf den Button „Übernehmen“.
  3. Bevor Sie anschließend auf den Senden „Button“ klicken, können Sie optional eine Nachricht eingeben, die an alle eingeladenen Personen gesendet werden soll. Diese Mail-Nachricht enthält den Freigabe Link zu dem freigegebenen Dokument.
OneDrive für Business E-Mail Nachricht mit dem entsprechendem Freigabelink

Sie können den Freigabelink vor Versand natürlich auch in die Zwischenablage kopieren. Über den Link kann nachträglich auf das gespeicherte Dokument zugegriffen werden.

  1. Im Freigabefenster bietet Ihnen OneDrive auch die Möglichkeit, Ihr freigegebenes Dokument über die Outlook Web App Office 365 - Outlook Web App Icon  direkt zu versenden bzw. zu teilen.
OneDrive-für-Business Outlook-Web-App-Ansicht

Freigabe ändern und/ oder Freigabe löschen

Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt oder ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt, ist es dank der Berechtigungsverwaltung selbstverständlich möglich, Freigaben zu ändern oder nachträglich hinzuzufügen.
Um den Freigabe Zugriff zu verwalten und zum Fenster Berechtigung zu wechseln, wählen Sie zunächst das entsprechende Dokument aus. Rufen Sie nun wieder die Teilen-Funktion auf und klicken Sie entweder im Freigabefenster auf die drei Auslassungspunkte OneDrive für Business - Drei Auslassungspunkte Iconoder rechts oben in der Symbolleiste auf das Symbol Information  OneDrive für Business - Symbol Information  und wählen anschließend Berechtigungen ändern aus. Im Berechtigungsfenster können Sie einfach festlegen, dass Sie das Dokument zum Beispiel nicht mehr teilen möchten.

OneDrive für Business - Freigabe Berichtigungen verwalten

Fazit

Mit OneDrive für Business erstellen Sie in nur wenigen Schritten einen Freigabelink für das entsprechende Dokument und können den Link über das Freigabefenster einfach und sicher an die entsprechenden Empfänger versenden. Dabei haben Sie als Dokument Besitzer die volle Kontrolle über Ihre Freigabe. Insgesamt spart man sich dank OneDrive für Business den Umweg über die E-Mail. Hinzu kommt, dass Sie oder Ihre Kollegen dank der Versionierungsfunktion von OneDrive für Business das Dokument weiterbearbeiten können und alle direkt mit der aktuellsten Version arbeiten. Wie OneDrive für Business Ihnen dabei hilft, ein Versionsionierungs-Chaos zu vermeiden, darauf werden wir im nachfolgenden Blogbeitrag näher eingehen. Wir wünschen Ihnen zunächst smartes „Onedriven“ und freuen uns über Ihr Feedback zur OneDrive Teilen-Funktion.
In dem folgenden Video zeigen wir Ihnen zusammengefasst die einfachen Schritte, wie Sie auf OneDrive für Business Dokumente freigeben können.

dogado Video zu OneDrive für Business -Dokumente online teilen - so einfach geht es

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