Wir kennen es alle: Jeden Tag müssen wir nach einer bestimmten E-Mail suchen, die wir vor Wochen, Monaten, Jahren erhalten haben. Nicht immer findet man diese E-Mail auf Anhieb. Abhilfe schaffen hier verschiedenste Funktionen wie z.B. das Taggen von E-Mails mit Stichworten, dass Zuweisen von E-Mails zu Projekten oder einfach das Einsortieren in Ordner und Unterordner.

Ich persönlich denke, dass ca. 95% aller Nutzer von E-Mails diese in Ordnern einsortieren. Wozu gibt es sonst diesen umfangreichen Regel-Assistenten in z.B. Outlook?!

IBM Research hat dazu vor kurzem eine Studie durchgeführt und veröffentlicht. Das Ergebnis erstaunt mich … Die Studie : „Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding“ stellt die Behauptung auf, dass das Sortieren von E-Mails Zeitverschwendung ist …

Forscher haben mehrere hundert E-Mail-Nutzer beobachtet und deren Verhalten ausgewertet. Die Suche nach einer E-Mail dauerte im Durchschnitt 17,15 Sekunden. Nutzer, die hingegen in Ordnern suchen, brauchten zum Auffinden der gesuchten E-Mail im Durchschnitt 58,82 Sekunden.

Ich verschwende also ca. 40 Sekunden bei jedem Suchvorgang? Ich habe mir mal mein eigenes Verhalten beim Suchen nach E-Mails, Terminen und Dokumenten in meinem Hosted Exchange genauer angeguckt und auch wenn ich E-Mails in Ordnern sotiere, nutze ich zu 80% einfach das Suchfeld um Dokumente zu finden.

Mein eigenes Postfach umfasst derzeit ca. 5.62 GB E-Mails. Meine E-Mail-Archivierung beinhaltet hingegen weit mehr Dokumente, dank iPhone APP und Outlook-Integration unserer Hosted Exchange E-Mail Archivierung kann ich hier sogar noch schneller suchen als in Outlook direkt. Eine direkte Suche in meinem Hosted Exchange 2010 Account auf dem iPhone dauert über 3G ebenfalls nur ca. 8 Sekunden …

Ich kann jedem nur empfehlen, mal darauf zu achten wie man sucht und wie man mit der Suchfunktion umgeht.