Serverseitige HTML Signaturen von Exchange Server über iOS Geräte senden

Serverseitige HTML Signaturen werden bei Exchange Server seit ein paar Versionen angeboten. Das interessante Feature enthält die Möglichkeit, die Signaturen von E-Mails automatisch an ausgehende E-Mails anzuhängen. Signaturen müssen im geschäftlichen Umfeld seit einigen Jahren an ausgehenden E-Mails angehängt werden.

Bisher war es also Usus seine Signatur in einem Client, zum Beispiel Microsoft Outlook, zu erstellen und sich diese dann folgend auch auf seinen Mobilgeräte zu senden, um diese dann dort wieder separat einzubinden.

Da dieser administrative Aufwand nicht auf Seiten der IT Abteilung erledigt wird, sondern durch die Benutzer auf ihren Geräten selbst erfolgen muss, ist dies keine gute Möglichkeit das rechtlich sensible Thema der Signaturen anzufassen.

Stattdessen ist es bei einem Exchange Server möglich die Signaturen automatisiert an jede ausgehende E-Mail, welche das Unternehmen verlässt, anzuhängen. Mit dieser Möglichkeit sind sie rechtlich auf der sicheren Seite und Ihre Benutzer werden Ihnen den verringerten administrativen Aufwand danken.

Bei vielen Unternehmen ist es Standard die Signatur mit einem Bild zu versehen und somit als Typ HTML zu erstellen.

Dies verursacht jedoch bei iOS basierten Mobilgeräten (iPhone & iPad) Probleme, da der Apple Mail Client von Hause aus E-Mails nur im Nur-Text Format versendet. HTML Elemente, wie Bilder, Links usw. werden nur rudimentär dargestellt und Bilder können gar nicht dargestellt werden.

Da dies meist nicht die Corporate Identity darstellt, welche nach außen getragen werden soll, ist die Möglichkeit der Exchange basierten Signaturen um einiges unattraktiver.

Serverseitige HTML Signaturen – Die Lösung

Für diese Problem gibt es jedoch eine Lösung. Es ist möglich den Apple Mail Client dazu zu zwingen eine E-Mail nur im Rich Text Format, also in HTML, zu senden. Dieser Workaround muss jedoch leider bei jedem Mobilgerät wieder einzeln eingerichtet werden.

  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 1- iOS Einstellungen
    1
    Öffnen Sie bei Ihrem iOS Gerät die Einstellungen und gehen Sie zu „Mail, Kontakte, Kalender“.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 2- iOS Mail Kontakte Kalender
    2
    Scrollen Sie ein wenig herunter und wählen Sie nun die Option „Signatur“ aus.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 3- iOS Signatur erstellen
    3
    Geben Sie nun lediglich ein Leerzeichen als Signatur ein.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 4- iOS Signatur Leerzeichen markieren
    4
    Markieren Sie nun das Leerzeichen und tippen Sie auf das Dreieck für weitere Optionen.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 5- iOS Signatur Leerzeichen markieren Erweitert
    5
    Wählen Sie nun die Option „B I U“ aus.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 6- iOS Signatur Leerzeichen markieren Erweitert Kursiv
    6
    Wählen Sie nun entweder „Fett“ oder „Kursiv“ aus.
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  • Exchange Server: Serverseitige HTML Signaturen via iOS Geraeten senden - Bild 7 - iOS Signatur abschliessen
    7
    Bestätigen Sie nun die Konfiguration in dem Sie Navigation zurück gehen.
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