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Allgemeine Fragen zum digitalen Posteingang

Was ist der Digitale Posteingang von REISSWOLF?

Es handelt sich um eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Unser Partner REISSWOLF digitalisiert Ihre Tagespost und stellt diese über eine eigene sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und je nach gewähltem Leistungspaket schlussendlich datenschutzkonform vernichtet.

Was passiert, wenn in einem Brief mehrere kleine sind?

Der Briefumschlag, der Ihre Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.

Welche Formate können die Postsendungen haben?

Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung wird von unserem Partner REISSWOLF alles problemlos digitalisiert.

Wie werden, geheftete, getackerte oder gebundene Unterlagen gescannt?

Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Unser Partner REISSWOLF glättet die Originale, entfernt Heftklammern und Tackernadeln und digitalisiert dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennt REISSWOLF allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Sie erhalten in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument können Sie dann bei Bedarf anfordern.

Wie sind die PDF-Dateien in meinem digitalen Posteingang benannt?

Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer.

Sind die gescannten Dokumente durchsuchbar?

Ja, das sind sie. Sie können innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten Ihrer Posteingänge recherchieren, da Sie diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhalten.

Wie schnell wird meine Post gescannt und bereitgestellt?

Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden Ihnen am selben Tag im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die unseren Partner REISSWOLF erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.

Wie bekomme ich mit, dass es neue Poststücke in meinem digitalen Posteingang gibt?

Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Sollten Sie die REISSWOLF App dok. suite. nutzen, werden Sie zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.

Wie erhält man Sondersendungen, die nicht digitalisiert werden können?

Wir stellen Ihnen einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts – wie z.B. ein Datenträger – zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und Sie entscheiden dann, ob Sie bei Bedarf die Originale erhalten möchten.

Wie gehen Sie mit vertraulich oder persönlich gekennzeichneten Poststücken um?

Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke werden von uns nicht geöffnet. Entsprechende Sendungen zeigen wir Ihnen als Fotoscan im digitalen Posteingang an, sodass Sie diese Sendungen im Original anfordern können.

Updated on 11. Mai 2021

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