Navigieren Sie im Browser zunächst auf die SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Aufgabenliste enthält.

Um eine SharePoint-Aufgabenliste oder -Projektaufgabenliste mit Outlook 2010 zu verbinden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.)  Öffnen Sie über die Schnellstartleiste die gewünschte Aufgabenliste (oder klicken Sie nacheinander auf „Websiteaktionen“ -> „Alle Websiteinhalte einblenden“ und dann im entsprechenden Abschnitt für Listen auf den Namen der Aufgabenliste).

2.)  Klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte „Liste“ in der Gruppe „Verbinden und exportieren“ auf „Verbindung mit Outlook herstellen“.

3.)  Wenn Sie zum Verbinden der SharePoint-Aufgabenliste mit Outlook aufgefordert werden, klicken Sie auf „OK“.

4.)  In Outlook 2010 werden die Aufgaben im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben und in der Aufgabenleiste hinzugefügt.

Hinweise:

• Sie können die Aufgaben von der SharePoint-Website auf ähnliche Weise wie die Outlook-Aufgaben bearbeiten. Sie können die Aufgaben zwischen den Ordnern für Outlook und die SharePoint-Website verschieben oder kopieren. Aufgabenserien und Aufgabenanforderungen jedoch werden von Outlook in normale Aufgaben in der SharePoint-Website konvertiert.

Eine SharePoint-Aufgabenliste kann zwischen Outlook 2010 und SharePoint 2010 synchronisiert werden. Sie können sowohl mit Standardaufgabenlisten als auch mit Project-Aufgabenlisten arbeiten. Diese sind ähnlich aufgebaut wie Standardaufgabenlisten, mit dem Unterschied, dass eine Project-Aufgabenliste eine grafische Ansicht der Aufgabenelemente bereitstellt, die als Gantt-Ansicht bezeichnet wird. Sie können eine Aufgabenliste außerdem in den Offlinemodus versetzen, mit den Aufgaben in der Liste arbeiten, die Liste wieder online stellen und anschließend die Aufgaben von Outlook aus synchronisieren.

Die Inhalte der synchronisierten Aufgabenliste werden im Navigationsbereich unter Andere Aufgaben angezeigt und in der Aufgabenleiste konsolidiert. Zum Nachverfolgen des Status, Fortschritts und Verlaufs Ihrer Projekte können Aufgaben von Ihnen und Ihren Teammitgliedern beim Arbeiten in den entsprechenden Outlook-Ordnern erstellt, zugewiesen, aktualisiert, beantwortet und gelöscht werden.

Auf die synchronisierten Aufgaben können außerdem Flags und Kategorien angewendet werden, genau wie auf andere Outlook-Aufgaben auch. Die Flags und Kategorien werden nicht in der SharePoint-Website angezeigt, beim Arbeiten mit synchronisierten Aufgaben in Outlook stehen die Flags und Kategorien jedoch zur Verfügung. SharePoint-Aufgabenbenachrichtigungen sind ebenfalls vollständig in Aufgaben und Kalendern integriert, und Sie können Einstellungen für das automatische Erstellen von Benachrichtigungs-E-Mails und Erinnerungsnachrichten festlegen.

Diese Synchronisierung von Aufgabenlisten erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). In Outlook an diesen Aufgaben vorgenommene Änderungen werden automatisch mit der SharePoint-Aufgabenliste oder der Project-Aufgabenliste synchronisiert. An der SharePoint-Aufgabenliste oder der Project-Aufgabenliste vorgenommene Änderungen werden automatisch mit den Aufgaben in Outlook synchronisiert. Wenn Sie die Aufgabe in Outlook öffnen oder die SharePoint- oder Project-Aufgabenliste in SharePoint 2010 öffnen, wird der aktuellste Änderungsstand angezeigt.

Wenn Änderungen an den Aufgaben in Outlook erfolgen, während die SharePoint-Aufgabenliste geöffnet ist, müssen Sie die Browseranzeige aktualisieren, um die neuesten Änderungen in der Liste zu sehen. Wenn Änderungen an der SharePoint-Aufgabenliste vorgenommen werden, während die Aufgabe in Outlook geöffnet ist, müssen Sie den Befehl Senden/Empfangen verwenden, um die neuesten Änderungen an der Outlook-Aufgabe anzuzeigen.