Navigieren Sie im Browser zunächst auf die SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Bibliothek enthält.

Um eine SharePoint-Bibliothek mit Outlook 2010 zu verbinden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.)  Öffnen Sie über die Schnellstartleiste die gewünschte Bibliothek (oder klicken Sie nacheinander auf „Websiteaktionen“ -> „Alle Websiteinhalte einblenden“ und dann im entsprechenden Abschnitt für Bibliotheken auf den Namen der Bibliothek).

2.)  Klicken Sie oben im Menüband auf der Registerkarte „Bibliothek“ in der Gruppe „Verbinden und exportieren“ auf „Verbindung mit Outlook herstellen“.

3.)  Wenn Sie aufgefordert werden, ein Programm auf dem Computer zu öffnen, klicken Sie auf „Zulassen“.

4.)  Wenn Sie zum Bestätigen des Vorgangs aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

5.)  In Outlook wird die Bibliothek dem Navigationsbereich unter SharePoint-Listen hinzugefügt.

Die Dateien in der Bibliothek verhalten sich ähnlich wie E-Mail-Nachrichten. Für Office-Dateien kann durch Klicken eine Vorschau im Lesebereich ausgeführt werden, mit Doppelklicken werden die Dateien geöffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, um weitere Optionen anzuzeigen.

Hinweise:

• Wenn die Bibliothek Unterordner enthält und Sie Zugriff auf alle enthaltenen Dateien in Outlook wünschen, zeigen Sie die Bibliothek auf der obersten Ebene an und stellen Sie dann die Outlook-Verbindung her. Wenn Sie sich in einem Unterordner einer Bibliothek befinden und die Bibliothek dann mit Outlook verbinden, werden nur die Inhalte des betreffenden Ordners verbunden.
• Wenn Sie in Outlook nur auf den Inhalt eines einzelnen Ordners zugreifen möchten, bestehen zwei Optionen. Wenn der Ordner, auf dessen Dateien Sie in Outlook zugreifen möchten, nicht geöffnet ist, zeigen Sie auf den Ordner, klicken Sie auf den Pfeil Menü Öffnen, der jetzt angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Verbindung mit Outlook herstellen. Wenn der Ordner, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, bereits geöffnet ist, führen Sie die Schritte zum Verbinden einer Bibliothek aus.

Nach dem Synchronisieren wird die Bibliothek als Ordner im Outlook-Navigationsbereich unter SharePoint-Listen angezeigt.

Beim Verwenden der Sofortsuche durchsucht Outlook alle synchronisierten SharePoint-Dokumente. Die Dokumentvorschau im Outlook-Lesebereich ermöglicht ein schnelles Durchblättern der Suchergebnisse. Es kann durchaus sein, dass Sie das Öffnen und Speichern von Änderungen an SharePoint-Dokumenten in Outlook schneller und komfortabler finden. In diesem Fall können Sie die Dokumente in der SharePoint-Bibliothek in Outlook ansehen, bearbeiten und verwalten. Darüber hinaus können Sie die Bibliotheken in den Offlinemodus versetzen, mit den Office-Dateien in der Bibliothek arbeiten, die Bibliothek wieder online stellen und die Änderungen synchronisieren.

Diese Synchronisierung erfolgt für Office-Dateien immer in einer Richtung (unidirektional). An Dateien in der SharePoint-Bibliothek vorgenommene Änderungen können nach Outlook heruntergeladen werden, jedoch können Sie keine Änderungen an nicht von Office stammenden Dateien in Outlook vornehmen und diese anschließend wieder in die SharePoint-Bibliothek hochladen. Wenn Sie offline mit Outlook arbeiten, können Sie Office-Dateien, wie etwa Word-Dokumente, Excel-Kalkulationstabellen und PowerPoint-Präsentationen, bearbeiten. Wenn Sie wieder online sind, können Sie die Änderungen in die SharePoint-Bibliothek hochladen. Outlook verfolgt jedoch nicht die eventuell an diesen Office-Dateien in der SharePoint-Bibliothek vorgenommenen Änderungen. Zum Erzielen optimaler Ergebnisse sollten Sie die Dateien zuerst auschecken, wenn Sie Offlineänderungen in Outlook daran vornehmen möchten.