Allgemeine Informationen
Im Zuge der Modernisierung des Software-as-a-Service Angebots Hosted Exchange 2010 wird eine Migration aller bestehender Postfächer und Kundenorganisationsdaten auf eine aktuelle Plattform durchgeführt.
Im ersten Schritt wird ein Umzug der Daten auf die Produktversion Exchange 2013 durchgeführt. Bei diesem Schritt werden alle Postfächer, Verteilergruppen, Kontakte etc. in der Zielumgebung automatisiert neu erstellt und in einen Parallelbetrieb geführt. In diesem können die Konten dann mitlaufend eingerichtet, um dann am Umschalttag – den Sie flexibel mit bestimmen – in Betrieb genommen werden.
Benutzernamen und Passwörter bleiben dabei erhalten und werden von Quell- in Zielumgebung synchronisiert. Die Zugriffsendpunkte (z.B. die Adresse des Mailservers oder der Outlook Web App) ändern sich allerdings.
Im späteren Verlauf wird die Plattform auf Exchange 2019 überführt. Dieser zweite Migrationsschritt geschieht dann völlig transparent und ohne weitere Kundeninteraktion. Weitere Details finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Den Fortschritt der Migration, FAQs und weitere Informationen können Sie stetig auf dieser Seite verfolgen.
Migrationsmodus
Die Daten werden aus der Quellumgebung exportiert und in der Zielumgebung importiert. Passwörter werden zwischen beiden Umgebungen synchronisiert und müssen nicht neu vergeben werden.
Nach einem initialen Ex- und Import werden wöchentlich differentielle Ex- und Importe durchgeführt, um die Änderungen seit der Erstsynchronisation in die neuen Postfächer zu kopieren.
Die Zeitpunkte dieser differentiellen Synchronisationen bieten sich an, um die Kundenseitige Umstellung zu terminieren. Dies gewährleistet eine möglichst geringe Verzögerung der Verfügbarkeit aller Mails.
Zeitplanung der Migration
Übersicht der Migrationsphasen
Folgend eine Übersicht der Migrationsphasen des ersten Migrations-Steps:
Der zweite Migrations-Schritt hin zu Exchange 2019 startet für Sie völlig transparent in Ende 2022/Anfang 2023.
Wichtige Daten
Folgend wichtige Termine im Überblick:
| Datum/Zeitraum | Was passiert hier? |
| 26.04.2022 | Ankündigung der Migration |
| 30.05.2022 | Start des initialen Exports und Imports Ab diesem Zeitpunkt können Sie die Konten parallel einrichten |
| 10.06.2022 | Erster differentieller Export und Import Dies ist der erste mögliche Zeitpunkt Ihrer Umstellung auf die neuen Konten |
| Wöchentlich | Weitere differentielle Exporte und Importe |
| 18.06.2022 | Differentieller Export und Import (Samstags) |
| 24.06.2022 | Differentieller Export und Import (Freitags) |
| 01.07.2022 | Differentieller Export und Import (Freitags) |
| 09.07.2022 | Differentieller Export und Import (Samstags) |
| 15.07.2022 | Differentieller Export und Import (Freitags) |
| 22.07.2022 | Differentieller Export und Import (Freitags) |
| 24.10.2022 | Geplantes Ende der Migration auf Exchange 2013 |
| Q4 2022/Q1 2023 | Start der Migration auf Exchange 2019 (transparent) |
Erforderliche Kunden-Aktionen
Folgende grundlegende Aktionen müssen Kundenseitig durchgeführt werden:
- Sicherstellen der Client-Kompatibilität
- Parallele Einrichtung der Postfächer in Outlook oder anderen Clients
- Umstellung Ihrer DNS Records für Mailserver (MX) und Autodiscover-Endpunkt (CNAME) zum Umschalt-Tag
- Umstellung ggf. weiterer nicht parallel einrichtbarer Clients am Umschalt-Tag
Jede dieser Aktionen wird im Folgenden näher beleuchtet, um Ihnen die Umstellung so einfach wie möglich zu machen.
Feature-/ und Kompatibilitäts-Matrix
Mit der Migration auf Hosted Exchange 2013 und im weiteren Verlauf auf Hosted Exchange 2019 erhalten Sie viele neue Features und eine moderne Benutzeroberfläche. Betriebssysteme, vor allem aber Outlook müssen dafür jedoch gewisse Standards erfüllen. Alle durch Microsoft supporteten Betriebssysteme und E-Mail-Clients werden jedoch 1:1 ebenso durch uns unterstützt.
Weitere Informationen zu unterstützten Applikationen finden Sie auch in der [Supportability Matrix bei Microsoft].
Falls Sie aus betrieblichen Gründen weiterhin ein Windows 7 Endgerät nutzen, muss dieses ggf. für die Unterstützung von TLS 1.1 und 1.2 vorbereitet werden. Informationen zum erforderlichen Update und notwendiger Schritte finden Sie im entsprechenden [Support-Artikel bei Microsoft].
Neue Endpunkte und Adressen
Bei der Migration auf Hosted Exchange 2013 werden sich die IP-Adressen, DNS Records und Endpunkte der Hosted Exchange Plattform ändern.
Outlook Web App / Outlook / ActiveSync / EWS
| Alter Endpunkt | Neuer Endpunkt | |
| Fully Qualified Domain Name (FQDN) | ex.simple-cloud.com | owa.mein-exchange.de |
| IP-Adresse | 89.22.124.21 | 89.22.125.104 |
| EWS Endpunkt | https://ex.simple-cloud.com/EWS/Exchange.asmx | https://outlook.mein-exchange.de/EWS/Exchange.asmx |
| ActiveSync Endpunkt | https://ex.simple-cloud.com/Microsoft-Server-ActiveSync | https://activesync.mein-exchange.de/Microsoft-Server-ActiveSync |
Autodiscover
| Alter Endpunkt | Neuer Endpunkt | |
| Fully Qualified Domain Name (FQDN) | autodiscoverredirect.simple-cloud.com | redirect.mein-exchange.de |
| IP-Adresse | 89.22.124.212 | 89.22.125.86 |
Für Autodiscover sollten Sie optimalerweise einen CNAME Record erstellen bei dem autodiscover.postfachdomain.de auf redirect.mein-exchange.de zeigt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Anleitung: DNS Anpassungen.
POP/IMAP/Client SMTP (SMTP Transmission)
| Alter Endpunkt | Neuer Endpunkt | |
| Fully Qualified Domain Name (FQDN) | mail.simple-cloud.com | mail.mein-exchange.de |
| IP-Adresse | 89.22.124.213 | 89.22.125.105 |
| Port / Protokoll IMAP | 993 / SSL/TLS | 993 / SSL/TLS |
| Port / Protokoll POP | 995 / SSL/TLS | 995 / SSL/TLS |
| Port / Protokoll SMTP | 587 / STARTTLS | 587 / STARTTLS |
Mailserver
| Alter Endpunkt | Neuer Endpunkt | |
| Fully Qualified Domain Name (FQDN) | mail01.simple-cloud.com mail02.simple-cloud.com | mail07.cloud-core.de mail08.cloud-core.de |
| IP-Adresse | 89.22.124.210 89.22.124.211 | 89.22.125.217 89.22.125.211 |
Für die Verbindungen zu den Mailservern sollten Sie die MX Records Ihrer Postfachdomäne auf mail07 und mail08.cloud-core.de zeigen lassen. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Anleitung: DNS Anpassungen.
Verwaltungs-Portal
Auch das Verwaltung-Portal für die Benutzer und Postfächer wird sich im Zuge der Migration ändern. Das neue Control Panel bietet einige neue Features.
| Alter Endpunkt | Neuer Endpunkt | |
| Name | Cortex | Control Panel |
| URL | https://portal.simple-cloud.com/ | https://kundencenter.simple-asp.de/ |
Anleitung: Einrichtung eines Parallelbetrieb/Umstellung von Clients
Outlook (als Exchange Postfach)
Das Einrichten eines Exchange Postfachs in Outlook (über die Protokolle RPC oder MAPI over HTTPs) setzt ab Exchange 2013 zwingend den Autodiscover-Prozess voraus.
Dabei fragt Outlook verschiedene Endpunkte anhand der Postfach-Domäne ab, vorrangig autodiscover.postfachdomäne.de.
Da diese Information auch für den Betrieb Ihrer aktuellen Postfächer notwendig ist, kann der Eintrag vorab nicht für einen Parallelbetrieb angepasst werden.
Um trotzdem die Postfächer vorab parallel einrichten zu können, ist es möglich über die hosts Datei jedes Endgeräts die IP-Adresse für autodiscover.postfachdomäne.de vorübergehend zu ändern.
- Hosts-Datei anpassen
Öffnen Sie mit Administrator-Rechten einen Texteditor und editieren Sie folgende Datei:
C:\Windows\System32\drivers\etc\hosts Unveränderter Inhalt der Datei (oder ähnlich):
Fügen Sie am Ende der Datei folgende Zeile hinzu und speichern Sie die Datei:
89.22.125.86 autodiscover.postfachdomain.de
Solange diese Änderung aktiv ist, kann der Betrieb des alten Postfachs auf diesem Endgerät gestört sein. Daher wird der Eintrag am Ende dieser Anleitung wieder entfernt.
- Neues Outlook-Postfach einrichten
Nun kann das neue Postfach in einem neuen Outlook-Profil parallel eingerichtet werden.
Öffnen Sie zuerst in der Windows Systemsteuerung den Eintrag E-Mail.
Fügen Sie nun ein neues Profil hinzu.
Vergeben Sie im Fenster Neues Profil einen sprechenden Namen für das neue Profil.
Füllen Sie alle Felder im Fenster Konto hinzufügen aus.
Die Windows Anmeldeinformations-Verwaltung wird im nächsten Schritt erneut die Benutzerdaten erfragen. Stellen Sie dabei sicher, dass im Feld Benutzername die korrekte E-Mail-Adresse genannt ist, und füllen Sie das Feld Kennwort erneut aus. Sie haben mittels Checkbox an dieser Stelle auch die Möglichkeit diese Zugangsdaten zu speichern.
Zurück im Fenster E-Mail haben Sie die Möglichkeit das von Outlook verwendete Profil auszuwählen.
Sie haben die Wahl das zu verwendende Profil beim Start von Outlook manuell auszuwählen (z.B. bis zum Umschalt-Tag das alte, dann das neue). Oder die Option Immer dieses Profil verwenden bei dem Sie bis zum Umschalt-Tag das alte Profil einstellen sollten, um es an dieser Stelle am Umschalt-Tag dann schließlich auf das neue Profil zu ändern.
Moderne Outlooks und Office/Microsoft 365
Outlook ab Version 2016 ist primär bestrebt Postfachdaten bei den Microsoft 365 Servern zu finden. Daher kann es vorkommen, dass die Einrichtung eines Exchange Postfachs, das nicht bei Microsoft direkt bereitgestellt wird scheinbar grundlos fehlschlägt.
In diesem Fall kann das Verhalten mit dem Setzen folgender Registry-Keys positiv beeinflusst werden:
Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover
16.0 ist hier die Versionskennung für Outlook >= 2016. Für Outlook 2013 gilt 15.0.
DWORD: ExcludeHttpsAutodiscoverDomain
DWORD: ExcludeHttpsRootDomain
DWORD: ExcludeExplicitO365Endpoint
Wert aller DWORDs jeweils: 1
3. Entfernen der Hosts-Datei Anpassung
Damit das alte Postfach wieder korrekt funktioniert muss die in Schritt 1 hinzugefügte Zeile wieder entfernt werden.
Bis zum Umschalt-Tag kann der Betrieb des neuen Postfachs wegen der noch nicht final umgestellten Autodiscover-Infomationen gestört sein.
4. Umschalt-Tag
Am Umschalt-Tag werden die Autodiscover-Informationen im Zuge der DNS Anpassungen (weiter unten) dann regulär auf die neue Hosted Exchange Plattform umgestellt. Dann müssen Sie Outlook mit dem neuen Profil starten. Das alte Profil kann im Anschluss entfernt werden.
Outlook (als POP- oder IMAP-Postfach)
Für die Parallel-Einrichtung von POP oder IMAP Clients muss die Hostdatei nicht angepasst werden. Diese Protokolle nutzen nicht die Autodiscover-Informationen der Postfach-Domäne und können einfach mit dem neuen Servernamen parallel eingerichtet werden.
Öffnen Sie zuerst in Outlook den Assistenten zum Hinzufügen eines Postfachs. Dazu navigieren Sie in Datei\Kontoeinstellungen\Kontoeinstellungen und klicken dort auf die Schaltfläche Neu….
Als Kontotyp wählen Sie POP oder IMAP
Im nächsten Fenster wechseln Sie auf den gewünschten Kontotyp (POP oder IMAP), füllen alle Felder aus und klicken im Anschluss auf Weitere Einstellungen.
Im Fenster Internet-E-Mail-Einstellungen wechseln Sie in den Reiter Postausgangsserver und aktivieren die Checkbox für die SMTP Authentifizierung:
Anschließend wechseln Sie in den Reiter Erweitert und setzen folgende Werte (je nach Konto-Typ):
| Einstellung | POP | IMAP |
| Posteingangsserver | 995 | 993 |
| Posteingangsserver Verbindungstyp | SSL/TLS | SSL/TLS |
| Postausgangsserver | 587 | 587 |
| Postausgangsserver Verbindungstyp | STARTTLS | STARTTLS |
Beispiel für IMAP:
Nun bestätigen Sie alle Fenster mit OK oder Weiter. Alternativ zum einfachen Hinzufügen des neuen Postfachs zum bestehen Profil, können Sie auch hier ein neues Profil erstellen.
Mobile Endgeräte
Ein Parallelbetrieb ist bei mobilen Postfächern in den meisten Fällen leider nicht möglich. Diese müssen am Umschalt-Tag mit dem Servernamen = owa.mein-exchange.de neu eingerichtet werden. Grund dafür ist, dass Smartphones die Einrichtung von zwei Postfächern mit der gleichen Email-Adresse generell nicht zulassen.
Outlook for Android, Outlook for iOS sowie iOS Mail lassen dies in der Regel nicht zu.
Sonstige Clients (Branchensoftware, Scan-to-Mail, MacOS EWS Clients)
Falls Sie Exchange Ressourcen in Branchensoftware eingebunden haben, z.B. per EWS oder Clients per SMTP Mails versenden lassen (z.B. Scan-to-Mail bei Multifunktionsgeräten oder SMTP Senden aus CRM Software) können diese technisch gesehen meist parallel eingerichtet werden. Oft macht es jedoch Sinn diese Umstellungen erst am Umschalt-Tag durchzuführen – je nach Software und Anwendungsfall.
| Neuer EWS Endpunkt | https://owa.mein-exchange.de/EWS/Exchange.asmx |
| Neuer Servername für SMTP | mail.mein-exchange.de |
Möglicherweise müssen diese Endgeräte beim Verschlüsselungsstandard angepasst werden (TLS1.1 oder TLS1.2 statt TLS1.0).
Best Practices: DNS Anpassungen
Am Umschalt-Tag müssen in der DNS Zone der Postfachdomäne Anpassungen vorgenommen werden, damit die Einträge auf die neue Exchange Plattform zeigen.
Folgend sind einige Best Practices erläutert, die für die Umstellung wichtig sein können.
DNS Zonen, die von dogado verwaltet werden
Falls Ihre DNS Zone bei dogado verwaltet wird, stimmen Sie bitte Ihren gewünschten Umschalt-Tag mit dem Customer Service ab. Wir nehmen die notwendigen Änderungen in der DNS Zone für Sie vor.
TTL (Time-To-Live)
Die Time-To-Live der Records sollte im Vorfeld herabgesetzt werden, damit die Anpassungen möglichst verzögerungsfrei aktiv werden.
Ein sinnvoller Wert dafür sind 300 Sekunden. Dadurch laufen die Einträge alle 5 Minuten ab und müssen durch die Clients oder andere DNS Server spätestens dann erneuert werden.
Oft ist der Standardwert 86.400 Sekunden. Das entspricht 24 Stunden, wodurch eine DNS Anpassung oft sehr lange benötigt, bis sie aktiv wird.
Nach dem Umstellungs-Tag kann der Wert gegebenenfalls wieder erhöht werden, um DNS Traffic zu reduzieren.
Endender Punkt in einem DNS Record
DNS löst einen Record von rechts nach links auf. Der Start ist immer ein Punkt (.)
Beispiel: Der DNS Record owa.mein-exchange.de ist in Wirklichkeit:
owa.mein-exchange.de. (siehe Punkt am Ende)
Dieser endende Punkt muss im Browser und in vielen Clientseitigen Anwendungen nicht beachtet werden, da er vom jeweiligen Produkt selbstständig im Hintergrund ergänzt wird.
Einige DNS Verwaltungen erwarten ihn aber, um den Eintrag korrekt zu setzen.
Bitte prüfen Sie also gegebenenfalls die Dokumentation Ihres DNS Anbieters (und/oder vergleichen mit bestehenden Einträgen in Ihrer DNS Verwaltung), ob der endende Punkt benötigt wird oder nicht.
In den folgenden Beispielen ist der Punkt vorhanden.
MX Records
Die MX Records zeigen, welche Server für eingehenden Mail-Verkehr zuständig sind. Diese sollten wie folgt angepasst werden:
| Name | Typ | Hostname/Wert | Preference |
| MX | mail07.cloud-core.de. | 10 | |
| MX | mail08.cloud-core.de. | 10 |
Der Name im Record bleibt hier für gewöhnlich leer, um anzuzeigen, dass der MX Record für die gesamte postfachdomäne.de Zone gilt.
MX Sonderfall: Vorgeschaltetes Mail-Gateway
Sollten die MX Records aktuell nicht direkt auf die MX Server der Hosted Exchange 2010 Plattform zeigen, werden gegebenenfalls vorgeschaltete Mail-Gateways genutzt. Grund dafür könnte externe Message-Hygiene sein oder eine externe Archivierungs-Lösung.
In diesem Fall müssen die MX Records in der DNS Zone nicht angepasst werden, sondern der Next Hop innerhalb der vorgeschalteten Mail-Gateways.
MX Sonderfall: Smart Hosts
Falls sie (auch) ausgehend ein eigenes Mail-Gateway nutzen, müssen in diesem am Umschalt-Tag gegebenenfalls die erlaubten Mail-Server der Hosted Exchange Plattform geändert werden. Möglicherweise können die neuen Server auch der Liste der erlaubten Quellen vorab hinzugefügt werden, damit alte und neue Server parallel erlaubt sind.
Autodiscover Record
Damit Outlook sich automatisch mit dem Exchange Postfach verbinden kann prüft es die Verbindung zu autodiscover.postfachdomain.de.
Der Eintrag vom Typ CNAME sollte wie folgt gesetzt werden:
| Name | Typ | Hostname/Wert |
| autodiscover | CNAME | redirect.mein-exchange.de. |
Prüfen der DNS Records
Sie können die DNS Records (vor und) nach der Umstellung z.B. über das Supertool der MXToolbox (mxtoolbox.com/Supertool) prüfen.
Beispiel für die Prüfung über die Funktion MX Lookup und über die Funktion CNAME Lookup:
Feature-Vergleich Cortex : Control Panel
| Feature | Cortex | Control Panel |
| Postfach verwalten | OK | OK |
| Passwort zurücksetzen | OK | OK |
| E-Mail Adressen verwalten | OK | OK |
| Aliase verwalten | OK | OK |
| Verteilergruppen verwalten | OK | OK |
| Vollzugriff/Senden als oder im Auftrag von | OK | OK |
| Akzeptieren/Abweisen von | bei Verteilergruppen | bei allen Adressen |
| Mobile Gerätepartnerschaften verwalten | – | OK |
| Öffentliche Ordner verwalten | – | OK |
| Active Sync Richtlinie verwalten | – | OK |