In diesem Artikel finden Sie Informationen zu folgenden Punkten:
- öffentliche Ordner im Kundencenter anlegen (Punkte 1 bis 11)
- Die Bedeutung der vordefinierten Berechtigungen für öffentliche Ordner (Punkt 10,2) und wie Sie diese vergeben. (Punkte 8 bis 11)
- öffentliche Ordner in Outlook einbinden (Punkte 12 bis 17)
- öffentliche Ordner in der Outlook Web App (OWA) einbinden (Punkte 18 bis 20) ACHTUNG! Damit diese Punkte durchgeführt werden können müssen die Punkte 12 bis 17 beachtet werden!
Diese Anleitung wurde für Outlook 2013 erstellt. Bei anderen Anwendungen sind daher Abweichungen möglich, die vorzunehmenden Einstellungen sind aber identisch:
1.) Navigieren Sie in Ihrem Browser zu unserem Kundencenter und loggen Sie sich ein:
Das Kundencenter erreichen Sie unter: https://kundencenter.simple-asp.de
2.) Klicken Sie auf das Icon „Hosted Services“:
3.) Klicken Sie auf den Namen der Organisation, für die Sie einen öffentlichen Ordner erstellen wollen:
4.) Klicken Sie auf der linken Seite auf den Menüpunkt „öffentliche Ordner“:
5.) Klicken Sie auf den Button „Neuen öffentlichen Ordner anlegen“:
6.) Geben Sie Ihrem neuen öffentlichen Ordner einen Namen.
7.) Wenn Ihr neuer öffentlicher Ordner E-Mails empfangen soll, so setzen Sie bitte den entsprechenden Haken und vergeben eine E-Mail Adresse. Anschließend klicken Sie bitte auf „Öffentlichen Ordner anlegen“
8.) Nun müssen Sie dem öffentlichen Ordner einen, oder mehrere, Benutzer zuweisen. Dazu klicken Sie auf „Hinzufügen“:
9.) Wählen Sie im ersten Schritt, durch setzen der entsprechenden Haken, die Benutzer aus, die auf den öffentlichen Ordner Zugriff haben sollen und klicken Sie anschließend auf „Konten hinzufügen“:
10.1) Sie sehen nun welche Benutzer Zugriff auf Ihren öffentlichen Ordner haben. (Der Benutzer der Ihre Domain als Name hat und eine E-Mail Adresse mit der Endung „@microsoft.cloud“ wird von unserem System automatisch angelegt. Sie können diesen ignorieren oder löschen, wenn Sie das wollen) Bitte weisen Sie jedem Benutzer eine Berechtigungsstufe zu. Eine Übersicht welche Rechte die Vordefinierten Berechtigungsstufen haben finden Sie unter 10.2):
10.2.) Welche Bedeutung haben die Vordefinierten Berechtigungsstufen?:
Owner:
Publishing Editor:
Editor:
Publishing Author:
Author:
Reviewer:
Contributor:
11.) Nachdem Sie die gewünschten Berechtigungsstufen vergeben haben klicken Sie bitte auf den Button „Änderungen speichern“:
Anschließend bestätigt Ihnen das Kundencenter das Ihre Einstellungen übernommen wurden.
12.) Starten Sie nun Outlook und klicken auf die 3 Punkte, links unten, um die Ansicht zu wechseln. Wählen Sie im Pop-Up die Ansicht „Ordner“:
13.) Im linken Menü erscheint der Eintrag „öffentliche Ordner“, klappen Sie hier die Untermenüs auf, bis der neu angelegte öffentliche Ordner erscheint und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf:
14.) Klicken Sie im erscheinenden Menü auf „Zu Favoriten hinzufügen“ es erscheint ein neues Fenster, klicken Sie hier auf den Button „Hinzufügen“:
15.) Erweitern Sie im linken Menü den Menüpunkt „Favoriten“, hier finden Sie den im vorherigen Schritt hinzugefügten öffentlichen Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen:
16.) Im erscheinenden Menü wählen Sie den Punkt „In Favoriten anzeigen“:
17.) Wechseln Sie nun bitte wieder zurück zur normalen E-Mail Ansicht, wenn Sie alles richtig gemacht haben sehen Sie links oben unter dem Punkt Favoriten Ihren neuen öffentlichen Ordner:
18.) Um Ihren neuen öffentlichen Ordner in der Outlook Web App, OWA, angezeigt zu bekommen rufen Sie bitte owa.mein-exchange.de auf und melden sich mit Ihren E-Mail Zugangsdaten an, wenn Sie noch nie in OWA waren müssen Sie OWA kurz einmalig einrichten. Links oben sehen Sie den Menüpunkt Favoriten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf:
19.) Wählen Sie, im erscheinenden Fenster, den öffentlichen Ordner aus, den Sie in OWA einbinden möchten und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Möchten Sie mehrere öffentliche Ordner einbinden wiederholen Sie diesen Schritt entsprechend:
20.) Der öffentliche Ordner erscheint als Unterpunkt in der Liste „Favoriten“ damit ist Ihre Einrichtung erfolgreich beendet:
