Automatische Versionierung von Office Dokumenten: So vermeiden Sie dank OneDrive das Versionierungs-Chaos

In Teil zwei der Blogreihe „OneDrive für Business Feature“ zeigen wir Ihnen, wie leicht Sie mit Hilfe des Versionsverlaufs in OneDrive für Business die richtige Version einer Datei finden und gleichzeitig den Verlust wichtiger Dateiversionen verhindern können. Im ersten Teil “Online Dokumente teilen – So geht es am besten“ haben Sie bereits erfahren, wie Sie mit OneDrive für Business Ihre Dokumente online leicht und schnell mit anderen Nutzern teilen und einen Freigabelink erstellen können. Somit können Sie gleichzeitig mit anderen Personen oder Teammitgliedern an Ihrem freigegebenen Dokument weiterarbeiten.

Problem: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bietet zweifelsohne unglaublich viele Vorteile. Doch gegebenenfalls können auch Nachteile entstehen. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Im Eifer des Gefechts überspeichern Sie die Originalversion einer Textdatei. Ein Wiederherstellen der Originaldatei ist hiernach nicht mehr möglich. Soweit so gut, Ihre aktuellen Änderungen sind ja zumindest abgespeichert. Ihre neue Datei verschicken Sie nun per E-Mail an externe Mitarbeiter weiter. Ihre Version wird dann oft noch einmal überarbeitet, evtl. an unterschiedlichen Speicherorten abgespeichert und wieder an den Verteiler gesendet usw. Zum Schluss kann jedoch keiner mehr nachvollziehen, wer, wann und an welcher Stelle in der Datei etwas geändert worden ist und im schlimmsten Fall stellt man fest, dass die erste Version doch die bessere gewesen ist.

OneDrive Datei Versionierung für weniger Dateichaos

Lösung: Die smarte und intelligente OneDrive für Business Versionierung hilft Ihnen dabei dieses Datei-Wirrwarr bei der Bearbeitung von Dokumenten zu verhindern, so dass Sie gemeinsam mit anderen Nutzern produktiver und effizienter arbeiten können.

Im Folgenden wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie mit OneDrive für Business im Verlauf Ihrer Dokumentenbearbeitung jederzeit zu beliebigen älteren Bearbeitungsständen zurückkehren können. Grundsätzlich müssen Sie den Versions-verlauf für Dokumente nicht aktivieren, da dieser standardmäßig in OneDrive für Business aktiviert ist. (Sollte dieser nicht aktiviert sein, so zeigen wir Ihnen im unten aufgeführtem Video, wie Sie den Versionsverlauf aktivieren als auch die Anzahl an Hauptversionen bestimmen können).

Sobald nun ein Anwender ein Dokument bearbeitet oder speichert, wird jedes Mal automatisch eine neue Hauptversion in OneDrive für Business angelegt. In OneDrive für Business werden Hauptversionen dabei standardmäßig als ganze Zahl, z. B. 1.0, 2.0, 3.0 usw. abgespeichert.

Mit dem Versionsverlauf arbeiten – So geht’s

  1. Rufen Sie mit Ihrem Browser die OneDrive für Business Onlinebenutzeroberfläche auf und loggen sie sich dazu vorher mit Ihrem Microsoft-Konto ein.
  1. Navigieren Sie unter „Dateien“ zu der Datei, deren Versionsverlauf Sie ansehen möchten und wählen die jeweilige Datei mit einem Klick auf den Radiobutton OneDrive für Business Radiobutton aus. Anschließend erscheint das Versionsverlauf-Symbol OneDrive für Business_Versionsverlauf Symbol in der Menüleiste in der oberen Menüleiste. Dieses klicken Sie nun an. Dadurch öffnet sich das „Versionsverlauf-Fenster“, wo Sie auf einen Blick die aktuelle und die älteren Dateiversionen wiederfinden. Alternativ rufen Sie den „Versionsverlauf“ über Rechtsklick auf die ausgewählte Datei auf.
OneDrive fuer Business Versionsverlauf-Fenster
  1. Indem Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine Dateiversion klicken (in unserem unteren Schaubild habe ich die Urversion 1.0 ausgewählt, sprich die Ursprungsdatei) haben Sie über das Kontextmenü die Möglichkeit, sich die ältere Version(en) bzw. die Originaldatei anzeigen zu lassen, wiederherzustellen oder zu löschen. Auf diese drei Aktions-möglichkeiten gehen wir im Folgenden nun näher ein.
OneDrive fuer Business Versionsverlauf Kontextmenue.jpg
  • Anzeigen: Über das Untermenü-Anzeigen öffnet sich das untere Fenster, indem Sie alle Aktionsmöglichkeiten auf einen Blick haben. Wenn Sie sich die jeweilige Dateiversion im lokalen Word ansehen bzw. in Word öffnen wollen, klicken Sie dazu einfach nur auf die Datei und nicht auf Anzeigen.
OneDrive fuer Business Anzeigen Dialogfenster
  • Wiederherstellen: Wenn Sie feststellen, dass frühere Versionen eines Office Dokumentes genauer waren als die darauffolgenden Versionen, können Sie diese über „Wiederherstellen“ problemlos rückgängig machen. Dadurch wird die wiederhergestellte Version (in fortlaufender Nummerierung) als aktuellste Version gespeichert. Die ursprünglich aktuelle Version rückt damit eine Position runter in der Versionenhistorie.
  • Löschen: Hierrüber können Sie Dokumentenversionen aus der Verlaufshistorie löschen. Die Nummerierung der restlichen Versionen bleibt jedoch erhalten. So kann man sehr gut nachvollziehen, welche konkrete Dokumenten-version gelöscht wurde. Hinweis: Die aktuellste Dokumentenversion kann allerdings aus Sicherheit nicht gelöscht werden.

So, nun kann die Zusammenarbeit starten 🙂 Und das ehemalige Versionierungs-Chaos gehört damit endlich der Vergangenheit an. Denn dank der automatischen Versionierung von OneDrive für Business haben Sie einen prima Überblick über alle vorherigen Bearbeitungsstände und können auf diese stets zugreifen.

In nachfolgendem Video sehen Sie in Bewegtbildern zusammengefasst, wie Sie mit dem Versionsverlauf von OneDrive für Business arbeiten sowie diesen bei Bedarf de- oder aktivieren können.

Mit OneDrive fuer Business das Versionierungs-Chaos vermeiden

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