Briefpost digitalisieren - dein Weg zum papierlosen Büro 

Sobald du einen digitalen Briefkasten bei uns bestellst, richtet unser Partner REISSWOLF für dich einen Nachsendeauftrag ein und die Post wird nach ca. 5-10 Tagen automatisch umgeleitet. Die Nachsendeadresse erhälst du als Bestätigung des Nachsendeauftrages direkt von der Deutschen Post.

Der Preis ist abhängig vom gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu kannst du unserer Webseite entnehmen.
 

Im digitalen Briefkasten gibt es eine Funktion, mit der du jedes einzelne Original bei Bedarf anfordern kannst. Wir stellen dir dann das Original kurzfristig zur Verfügung. Der Versand erfolgt als Päckchen über unsere Versandpartner.

Wir stellen dir einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts - wie z.B. ein Datenträger - zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und du entscheidest dann, ob du bei Bedarf die Originale erhalten möchtest.

Nein, Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen und werden weiterhin an deine reguläre Postadresse gesandt.

Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach dem von dir gebuchten Tarif. Nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden alle Originalbriefe datenschutzkonform vernichtet.

Da du unter dieser Anschrift nicht anzutreffen bist, ist die REISSWOLF Adresse keine ladungsfähige Adresse für deine Kontakt-, Geschäfts-, Vertragspartner sowie Kunden.

Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir dir gerne die Möglichkeit, eine derartige Vereinbarung einfach digital mit uns abzuschließen. Dies ist für Unternehmen zwingend, für Privatpersonen auf Wunsch möglich, aber nicht erforderlich.

Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu kannst du unserer Webseite entnehmen.

Für den digitalen Briefkasten von REISSWOLF genügt ein aktueller Webbrowser. Alternativ kannst du für einen zeitlich und räumlich unbegrenzten Zugang auch die REISSWOLF App dok. suite. nutzen. Einfach als Android oder iOS-Version im jeweiligen Store downloaden.

Ja, selbstverständlich ist eine Weiterleitung und Weiterverarbeitung aller pdf-Dateien problemlos möglich. Du kannst ein digitales Poststück per E-Mail weiterleiten oder über die REISSWOLF App dok. suite. mit bekannten Diensten wie WhatsApp, iMessage, Google Drive, Microsoft OneDrive usw. teilen.

Du kannst den Nachsendeauftrag wahlweise für 6 oder 12 Monate abschließen.

Wenn du einzelne Poststücke im Original benötigen und deine Bestellung bis spätestens 12.00 Uhr bei uns eingeht, erfolgt die Lieferung von Montag bis Donnerstag bereits am darauffolgenden Werktag. Bei einer Bestellung nach 12.00 Uhr oder freitags wird es der übernächste Werktag sein.

Nein, dies ist nicht möglich. Bei vorübergehender Abwesenheit werden keine Postzustellungsaufträge weitergeleitet. Lediglich in Ausnahmefällen bei alten Nachsendeaufträgen könnte dies noch der Fall sein.

Trotz Einsatz modernster Technik sind manuelle Eingriffe notwendig. Deshalb vertrauen wir deine Dokumente nur dem Datenschutzexperten REISSWOLF an. Die Mitarbeiter sind besonders vertrauenswürdig und arbeiten seit Jahrzehnten mit hochsensiblen Daten. Alle Mitarbeiter sind dafür ausgebildet, werden regelmäßig geschult und sind natürlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.

Das Versenden in andere Länder ist grundsätzlich möglich, jedoch sind die dafür anfallenden Portokosten höher als bei einer Lieferung nach Deutschland.

Je nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch datenschutzkonform von uns vernichtet.

Der Nachsendeauftrag wird sofort nach deiner Bestellung durch unseren Partner REISSWOLF eingerichtet. Bedenke aber bitte, dass die Deutsche Post in der Regel 5 - 10 Tage für die Einrichtung benötigt und deine Post erst danach umgeleitet und digitalisiert wird.

Du musst dich um nichts kümmern. Wir kündigen den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post pünktlich zum Vertragsende und du erhälst deine Post wieder an deine reguläre Anschrift.

Der Briefumschlag, der deine Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.

Angeforderte Originale senden wir dir über unsere Versandpartner als Päckchen. Sie sind somit nicht Bestandteil des Nachsendeauftrages und kommen deshalb verlässlich bei dir an.

Alle Originale bleiben einfach bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt bei unserem Partner REISSWOLF – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn du doch nochmals ein Original benötigst, kannst du das kostenpflichtig weiterhin anfordern. Du kannst sogar nach Vertragsende weiterhin auf alle eingelagerten und digitalisierten Postsendungen zugreifen und diese herunterladen oder im Original anfordern. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente dann datenschutzkonform vernichtet.

Du kannst uns entweder ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen oder über PayPal bezahlen.

Als vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke werden von uns nicht geöffnet. Entsprechende Sendungen zeigen wir dir als Fotoscan im digitalen Briefkasten an, sodass du diese Sendungen im Original anfordern kannst.

Einfach und transparent erhälst du im vereinbarten Abrechnungsintervall eine Rechnung per E-Mail über den gebuchten Basistarif. Dieser Stückpreis beinhaltet alle Leistungs-Bausteine, also die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung deiner Postsendungen. Lediglich genutzte Mehrleistungen wie zusätzliche Briefe oder die Anforderung von Originalen werden dir monatlich gesondert in Rechnung gestellt.

Ja, das sind sie. Du kannst innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten deiner Posteingänge recherchieren, da du diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhältst.

Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer.

Ja, sofern du deinen Vertrag nicht kündigst, verlängern wir den Nachsendeauftrag 14 Tage vor Vertragsende automatisch, damit sichergestellt ist, dass deine Post lückenlos erfasst und digitalisiert werden kann. Die Kosten für die Verlängerung stellen wir dir dann alle 6 oder 12 Monate in Rechnung.

Alle für den Nachsendeauftrag erforderlichen Daten kannst du einfach direkt im Bestellvorgang angeben. Nach Abschluss der Bestellung übermitteln wir die Daten an unseren Partner REISSWOLF, der den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post für dich eingerichtet.

Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Unser Partner REISSWOLF glättet die Originale, entfernt Heftklammern und Tackernadeln und digitalisiert dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennt REISSWOLF allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Du erhälst in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument kannst du dann bei Bedarf anfordern.

Im Fall eines Umzugs oder ähnliches, ist es erforderlich den bestehenden Nachsendeauftrag zu beenden und einen neuen Nachsendeauftrag zu beauftragen. Eine Adressänderung eines bestehenden Nachsendeauftrags ist seitens der Deutschen Post nicht möglich. Die entstehenden Kosten für den neuen Nachsendeauftrag werden dir weiterberechnet. Solltest du einen neuen Nachsendeauftrag abschließen wollen, wende dich bitte per E-Mail an buchhaltung@dogado.de.

Du erhälst eine E-Mail, die dich über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Solltest du die REISSWOLF App dok. suite. nutzen, wirst du zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.

Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden dir am selben Tag im digitalen Briefkasten zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die unseren Partner REISSWOLF erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.

Es handelt sich um eine sichere Lösung, um deine Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Unser Partner REISSWOLF digitalisiert deine Tagespost und stellt diese über eine eigene sichere Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke automatisch archiviert und je nach gewähltem Leistungspaket schlussendlich datenschutzkonform vernichtet.

Ja natürlich. Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung. Darüber hinaus besitzt unser langjähriger Partner alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt zu gewährleisten:

• ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement
• ISO/IEC 27001:2013 Informationssicherheit
• DIN Norm 66399 Akten- und Datenträgervernichtung

Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung wird von unserem Partner REISSWOLF alles problemlos digitalisiert.

Deine Poststücke werden in Hochsicherheitsarchiven von REISSWOLF gelagert. Durch Sicherheitsglas, verspiegelte Scheiben, LKW-Schleusen, abgezäuntes Gelände und mehrstufige Zugangskontrollen bis hin zu Regalsprinkleranlagen und Videoüberwachung stellen wir ein Maximum an Sicherheit für deine Poststücke sicher.

Die Speicherung deiner digitalen Postsendungen erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung strengster Sicherheitsmaßnahmen sowie europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen.