Was ist Slack? Funktionen, Kosten und Alternativen im Überblick

Was ist Slack?

Slack ist eine cloudbasierte Plattform für die Kommunikation im Team. Der Kern sind Kanäle: thematisch sortierte Chaträume, in denen Nachrichten, Dateien und Tool-Meldungen zusammenlaufen. Dazu kommen Direktnachrichten, Sprach- und Videocalls sowie Schnittstellen zu über 2.600 Anwendungen.

Slack gehört seit 2021 zu Salesforce. Der Umsatz lag im Geschäftsjahr 2026 laut Salesforce-CEO Marc Benioff bei rund drei Milliarden US-Dollar. Im Markt für Unternehmens-Messaging kommt Slack damit auf etwa 13 Prozent Marktanteil – Microsoft Teams liegt bei rund 37 Prozent.

Ein Missverständnis hält sich hartnäckig: Slack sei ein Tool für Konzerne. Das stimmt nicht. Das größte Nutzersegment sind Unternehmen mit 20 bis 49 Mitarbeitenden, dicht gefolgt von Kleinstbetrieben mit unter zehn Personen. Besonders stark vertreten sind Marketing- und Werbeagenturen – rund 80 Prozent davon haben ein bis zehn Mitarbeitende.

Wie funktioniert Slack?

Kanäle

Kanäle sind das Grundprinzip. Du legst für jedes Thema einen an – #projekt-relaunch, #kunde-mueller, #allgemein. Wer beitritt, sieht den bisherigen Verlauf. Neue Teammitglieder lesen sich ein, statt zu fragen, was bisher geschah.

Kanäle gibt es in drei Varianten: öffentlich (jeder im Workspace kann rein), privat (nur auf Einladung) und geteilt (auch für Personen außerhalb deiner Organisation).

Direktnachrichten und Huddles

Für kurze Absprachen gibt es Direktnachrichten. Huddles sind spontane Sprach- oder Videocalls direkt im Kanal, inklusive Bildschirmfreigabe – gedacht für die Fälle, in denen ein Anruf schneller geht als fünf Nachrichten.

Suche und Archiv

Das ist der unterschätzte Teil. Slack durchsucht Nachrichten, Dateien und Kanäle gemeinsam. Die Frage „Wo war noch mal der Link zum Angebot?" beantwortest du in zehn Sekunden statt in zehn Minuten Postfach-Archäologie.

Wichtig: Im kostenlosen Tarif ist der Verlauf auf 90 Tage begrenzt. Alles Ältere ist nicht mehr sichtbar. Für ein Team, das Entscheidungen in Kanälen trifft, ist das der Punkt, an dem die Gratis-Variante teuer wird.

Slack Connect

Mit Slack Connect arbeitest du mit Personen außerhalb deiner Organisation im selben Kanal – Kunden, Freelancer, Agenturpartner. Rund 100.000 Organisationen nutzen das inzwischen. Für Agenturen ist das oft das eigentliche Verkaufsargument: keine E-Mail-Ketten mehr mit dem Kunden, sondern ein gemeinsamer Kanal.

Im Free-Tarif funktioniert das nur 1:1. Gruppen-Kanäle mit Externen brauchen mindestens Pro.

Slack einrichten: Schritt für Schritt

1. Workspace anlegen. Registriere dich auf slack.com. Du wirst durch die Einrichtung geführt und bist danach Admin.

2. Kanalstruktur planen. Das ist der Schritt, den die meisten überspringen – und später bereuen. Leg eine Benennungslogik fest, bevor der erste Kanal entsteht. Zum Beispiel projekt-, kunde-, team- als Präfixe. Sonst hast du nach sechs Monaten 40 Kanäle, von denen niemand weiß, welcher wofür da ist.

3. Team einladen. Einzeln oder per Sammeleinladung über die Admin-Seite. Bitte alle, sich mit Klarnamen anzumelden.

4. Benachrichtigungen konfigurieren. Standardmäßig meldet sich Slack bei fast allem. In den Tarifen Free und Pro kannst du die Posting-Rechte nur für den #general-Kanal einschränken – ab Business+ auch für alle anderen Kanäle. Sprich vorher im Team ab, wann ein @channel angebracht ist.

5. Integrationen verbinden. Kalender, Projekttool, was du sonst täglich nutzt. Fang mit zwei oder drei an, nicht mit zwanzig. Im Free-Tarif sind maximal zehn Apps möglich.

Was kostet Slack?

Preise pro Person und Monat, Stand Juli 2026.

Die eigentliche Entscheidung ist nicht Free gegen Pro. Der 90-Tage-Verlauf reicht so lange, bis dein Team anfängt, Entscheidungen in Kanälen zu treffen – danach verlierst du den Zugriff darauf. Für die meisten Teams ist Pro deshalb der Standard.

Interessanter ist der Sprung auf Business+. Du zahlst mehr als das Doppelte, und der Gegenwert sind im Wesentlichen vier Dinge: Slackbot als persönlicher KI-Assistent, KI-gestützte Suche, Single Sign-on über SAML und die Datenresidenz-Option. Für ein Fünf-Personen-Team ist das selten nötig. Sobald du zentrale Benutzerverwaltung brauchst oder der Speicherort deiner Daten eine Rolle spielt, wird es relevant.

Rechne einmal hoch, bevor du buchst: Bei zehn Personen sind das im Pro-Tarif rund 810 Euro im Jahr, bei Business+ rund 1.800 Euro.

Zwei Details zur Abrechnung, die selten irgendwo stehen: Slack berechnet nur Mitglieder, die innerhalb von 28 Tagen aktiv waren – für inaktive Konten gibt es eine anteilige Gutschrift. Und für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen bietet Slack vergünstigte Konditionen an.

Slack und KI: Slackbot, Slack AI und Agentforce

Hier hat sich zuletzt am meisten bewegt.

Slack AI fasst Kanäle und Threads zusammen, protokolliert Huddles inklusive Transkript und Aufgabenliste und beantwortet ab Business+ Fragen in natürlicher Sprache – etwa „Was wurde in #projekt-relaunch diese Woche entschieden?". Slackbot ist der persönliche KI-Agent, der auf Gespräche, Dateien und Projekte im Workspace zugreift.

Was viele nicht auf dem Schirm haben: Slack AI ist kein separates Add-on mehr, das du dazubuchst. Die Funktionen stecken in den Tarifen. Zusammenfassungen von Threads und Kanälen gibt es ab Pro. Slackbot, KI-Suche, Daily Recaps und automatisch generierte Workflows erst ab Business+.

Für Free und Pro kündigt Slack einen zeitlich begrenzten Slackbot-Test an – dauerhafter Zugriff bleibt aber Business+ und Enterprise+ vorbehalten. Ab Sommer 2026 wird Slack zudem für neue Salesforce-Kunden automatisch bereitgestellt und angebunden. Wenn du Salesforce nutzt, kommt Slack künftig mit dazu.

Zum Datenschutz bei den KI-Funktionen sagt Slack: Die Sprachmodelle laufen in Slacks eigener AWS-Umgebung, Kundendaten werden nicht an LLM-Anbieter weitergegeben und nicht zum Training verwendet. Das ist eine Aussage zur Vertraulichkeit – wo genau die Verarbeitung geografisch stattfindet, sagt sie nicht.

Spannender als die Funktionen selbst ist eine Zahl aus dem Slack Workforce Index, einer Befragung von 5.000 Bürobeschäftigten durch Salesforce und Qualtrics: Beschäftigte mit klaren Regeln zur KI-Nutzung steigerten ihre Nutzung um 13 Prozentpunkte. Ohne solche Regeln waren es nur 2 Prozentpunkte. Gleichzeitig gaben 48 Prozent an, sich unwohl dabei zu fühlen, KI-Nutzung gegenüber Vorgesetzten zuzugeben.

Die Ableitung für dich: Wer KI im Team einführt, braucht keine Lizenzen, sondern Regeln. Ein Satz im Team-Kanal, wofür KI okay ist und wofür nicht, bringt mehr als der teurere Tarif.

Slack und Datenschutz: Was du zur DSGVO wissen musst

Kurz vorweg: Slack lässt sich datenschutzkonform einsetzen, aber nicht in der Standardkonfiguration. Es braucht ein paar aktive Schritte.

Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Slack ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Den entsprechenden Vertrag (Data Processing Addendum) findest du im Admin-Panel. Er muss aktiv abgeschlossen und intern dokumentiert werden – er gilt nicht automatisch.

Speicherort klären. Slack bietet ab dem Business+-Tarif eine Datenresidenz-Option: Du wählst die Region, in der bestimmte Arten ruhender Daten gespeichert werden. Free und Pro haben diese Möglichkeit nicht.

Achte dabei auf die Formulierung. Slack spricht ausdrücklich von bestimmten Arten ruhender Daten, nicht von allen Daten. Metadaten und Verarbeitungsvorgänge sind davon nicht zwingend erfasst. Wenn der Speicherort für dich rechtlich entscheidend ist, lass dir von Slack konkret bestätigen, welche Datenarten die Regionswahl abdeckt und welche nicht.

Aufbewahrungsfristen setzen. Hier lohnt ein genauer Blick: In der Free-Version ist der Verlauf zwar nur 90 Tage sichtbar, gelöscht werden die Daten laut Slack aber erst nach einem Jahr. Sichtbarkeit und Speicherung sind zwei verschiedene Dinge. In den bezahlten Tarifen bleiben Daten standardmäßig dauerhaft erhalten – bis du selbst eine Frist konfigurierst. Ohne Regel wächst der Datenberg unbegrenzt.

Betriebsrat einbinden. Slack liefert Zugriffslogs und ab Business+ auch Analytics zur Nachrichtenaktivität. Damit lässt sich Verhalten auswerten – in Deutschland greift deshalb die Mitbestimmung nach § 87 BetrVG. Vor der Einführung, nicht danach.

Apps von Drittanbietern einschränken. Jede Integration bekommt Zugriff auf Kanalinhalte. Lass nur zu, was geprüft ist.

Eine ehrliche Einordnung zum Schluss: Slack verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, aber es gibt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Eigene Verschlüsselungsschlüssel (Enterprise Key Management) gibt es nur als Add-on im Enterprise+-Tarif. Für Gesundheitsdaten, Gehaltslisten oder Ähnliches ist Slack in den Standardtarifen der falsche Ort.

Das Thema ist rechtlich anspruchsvoll. Was hier steht, ersetzt keine Rechtsberatung. Bei sensiblen Daten sprich mit einem Datenschutzbeauftragten.

Slack, Microsoft Teams oder Alternative?

Slack oder Microsoft Teams?

Beide können im Kern dasselbe: Chat, Dateien, Calls. Die Unterschiede liegen im Drumherum.

Teams spielt seine Stärke aus, wenn du ohnehin im Microsoft-Ökosystem arbeitest – Office, Outlook, SharePoint greifen ineinander, und in vielen Lizenzen ist Teams bereits enthalten. Slack punktet bei Integrationen mit Drittanbietern, bei der Suche und bei der Zusammenarbeit mit Externen.

Der Marktanteil sagt hier wenig über die Eignung: Teams liegt bei rund 37 Prozent, Slack bei etwa 13 (Quelle: Statista, 2026). Das spiegelt vor allem, dass Teams in Microsoft-Lizenzen mitgeliefert wird.

Faustregel: Nutzt dein Team Microsoft 365? Dann prüfe zuerst Teams – es kostet dich unter Umständen nichts extra. Arbeitest du mit vielen unterschiedlichen Tools und viel mit Externen? Dann ist Slack meist die bessere Wahl.

Open-Source- und Self-Hosted-Alternativen

Wenn dir wichtig ist, dass die Daten auf deinem eigenen Server liegen, kommen andere Lösungen infrage:

• Mattermost – funktional am nächsten an Slack, ausgereift, Open Source
• Rocket.Chat – flexibel, große Community, viele Anpassungsmöglichkeiten
• Element (Matrix) – dezentrales Protokoll, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als Standard

Der Vorteil ist klar: Du entscheidest, wo die Daten liegen, wie lange sie bleiben und wer Zugriff hat. Der Preis dafür ist Aufwand – du betreibst und aktualisierst den Server selbst.

Dafür brauchst du eine passende Basis. Ein VPS von dogado gibt dir volle Root-Rechte und Rechenzentren in Deutschland – die Umgebung, in der Mattermost oder Rocket.Chat sinnvoll laufen. Du behältst die Kontrolle über die Daten und zahlst keine Lizenzgebühr pro Person.

Ob sich das rechnet, ist eine Rechenaufgabe: Bei fünf Personen ist Slack Pro günstiger als jeder Serverbetrieb. Bei 30 Personen im Business+-Tarif sieht die Rechnung anders aus – und der Datenschutzaspekt kommt obendrauf.

Slack im Alltag verwalten

Kanal archivieren statt löschen. Ein archivierter Kanal bleibt durchsuchbar, verschwindet aber aus der Seitenleiste. Das ist fast immer die bessere Wahl als Löschen. Zu finden ganz unten in den Kanaleinstellungen.

Mitglieder entfernen. Als Admin unter „Personen verwalten" das Konto deaktivieren. Die Nachrichten der Person bleiben erhalten – das ist gewollt, damit Projektverläufe nicht auseinanderfallen.

Nachrichten löschen. Eigene Nachrichten löschst du über das Drei-Punkte-Menü. Admins können festlegen, ob und wie lange das möglich ist.

Umfragen erstellen. Slack hat keine eingebaute Umfragefunktion. Dafür brauchst du eine App aus dem Slack Marketplace – Polly ist die bekannteste. Für schnelle Abstimmungen reichen oft auch Emoji-Reaktionen auf eine Nachricht.

Eigene Emojis anlegen. Über die Workspace-Einstellungen. Klingt nach Spielerei, ist aber ein unterschätzter Kulturbaustein in verteilten Teams.

Workspace löschen. Nur als Owner, über die Workspace-Einstellungen. Exportiere vorher deine Daten. Der Export aller Nachrichten inklusive privater Kanäle und Direktnachrichten steht allerdings erst ab Business+ zur Verfügung.

Nützliche Integrationen

Slack wird erst dann wirklich nützlich, wenn andere Tools hineinfunken. Ein paar, die sich für kleine Teams lohnen:

• Google Kalender oder Outlook – Termine erscheinen im Kanal, dein Status setzt sich während Meetings automatisch
• Jira – Ticket-Updates landen direkt im Projektkanal
• Personio – Urlaubsanträge und Abwesenheiten ohne Umweg über die HR-Software
• Google Drive – geteilte Dateien werden durchsuchbar

Dazu kommt der Workflow Builder: Damit baust du kleine Automatisierungen ohne eine Zeile Code. Ein Beispiel: Neue Person tritt einem Kanal bei, bekommt automatisch die wichtigsten Links als Nachricht.

Ein Detail am Rande, das oft an dieser Stelle auffällt: Wenn dein Team in Slack professionell auftritt, aber die Kundenmails noch von einer Gmail-Adresse kommen, passt das nicht zusammen. Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain ist schnell eingerichtet und der günstigste Schritt zu einem stimmigen Auftritt.

Lohnt sich Slack für dein Team?

Eine ehrliche Einordnung nach Teamgröße:

Bis 3 Personen: Ihr redet ohnehin miteinander. Slack löst hier kein Problem, das ihr habt.

4 bis 15 Personen: Der Bereich, in dem Slack den größten Unterschied macht. Ihr seid zu viele für Zuruf, aber zu klein für Prozesse. Kanäle und die Suchfunktion ersetzen die Frage „Weiß jemand noch, wo das stand?".

Ab 15 Personen: Slack funktioniert – aber nur mit Struktur. Ohne Benennungskonvention und Benachrichtigungsregeln kippt es in Lärm.

Slack selbst gibt an, dass sich E-Mails um 32 Prozent und Meetings um 27 Prozent reduzieren lassen. Das ist eine Selbstauskunft des Anbieters und entsprechend einzuordnen – die Richtung deckt sich aber mit dem, was Teams in der Praxis berichten.

Der ehrlichste Test: Zähl eine Woche lang, wie oft du im Postfach nach etwas suchst, das eigentlich eine kurze Absprache war. Wenn die Zahl zweistellig ist, lohnt sich der Umstieg.

Fazit

Slack ist kein Tool, das dein Team automatisch besser macht. Es verschiebt Kommunikation aus dem Postfach in Kanäle – und ob das hilft, hängt davon ab, ob ihr euch auf ein paar Regeln einigt.

Was du mitnehmen solltest:

• Der Free-Tarif reicht zum Ausprobieren, aber die 90-Tage-Grenze wird schnell zum Problem
• Der Sprung auf Business+ lohnt sich wegen KI-Funktionen, Single Sign-on und Datenresidenz – für kleine Teams selten nötig
• Datenschutz ist kein Selbstläufer: AVV, Speicherort und Aufbewahrungsfristen musst du aktiv klären
• Wenn die Daten in Deutschland bleiben sollen und du die volle Kontrolle willst, ist eine selbst gehostete Alternative auf einem eigenen Server die sauberere Lösung

Und falls du parallel gerade den Auftritt deines Teams aufbaust: Domain, E-Mail-Adressen und Webhosting findest du bei dogado unter einem Dach – mit deutschsprachigem Support.

Häufige Fragen zu Slack

Ist Slack kostenlos?
Ja, es gibt einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Er ist auf 90 Tage sichtbaren Nachrichtenverlauf und zehn App-Integrationen begrenzt. Huddles und Slack Connect funktionieren nur 1:1.

Was kostet Slack Pro?
8,25 Euro pro Person und Monat bei monatlicher Zahlung, 6,75 Euro bei jährlicher Zahlung (Stand Juli 2026).

Ist Slack DSGVO-konform?
Slack lässt sich datenschutzkonform einsetzen, aber nicht ohne Vorbereitung. Nötig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, geklärte Aufbewahrungsfristen und geprüfte Drittanbieter-Apps. Eine Datenresidenz-Option gibt es erst ab Business+, und sie deckt nach Slacks eigener Angabe nur bestimmte Arten ruhender Daten ab. Bei sensiblen Daten solltest du rechtlich beraten werden.

Ab welchem Tarif kann ich den Speicherort meiner Daten wählen?
Ab Business+. In Free und Pro ist das nicht möglich.

Was ist der Unterschied zwischen Slack und Microsoft Teams?
Teams ist stärker im Microsoft-Ökosystem und oft in Office-Lizenzen enthalten. Slack ist stärker bei Drittanbieter-Integrationen, bei der Suche und bei der Zusammenarbeit mit Externen.

Brauche ich Business+, um Slackbot zu nutzen?
Für den dauerhaften Zugriff ja. Slack kündigt für Free und Pro einen zeitlich begrenzten Test an.

Kann ich Slack auf einem eigenen Server betreiben?
Slack selbst nicht. Es gibt aber Open-Source-Alternativen wie Mattermost oder Rocket.Chat, die du auf einem eigenen VPS betreiben kannst.

Wie lösche ich meinen Slack-Account?
Über die Kontoeinstellungen im Profil. Bist du Owner eines Workspaces, musst du zuerst die Inhaberschaft übertragen oder den gesamten Workspace löschen.

Was ist Slack Connect?
Eine Funktion, mit der du Kanäle mit Personen außerhalb deiner Organisation teilst – etwa mit Kunden oder Freelancern. Im Free-Tarif nur 1:1, ab Pro auch in Gruppen mit bis zu 250 Organisationen.