Als Kunde haben Sie vielleicht schon einmal eine wichtige E-Mail an jemanden geschickt und dann festgestellt, dass sie im Spam-Ordner gelandet ist. Das kann frustrierend sein und zu Missverständnissen oder Verzögerungen in Ihrer Kommunikation führen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum E-Mails, die Sie an andere senden, im Spam-Ordner landen und wie Sie dies verhindern können.
Hinweis: E-Mail-Anbieter verwenden komplexe Filtermechanismen,
um Spam zu erkennen. Diese werden laufend angepasst, wodurch sich auch das
Verhalten bei der Zustellung von E-Mails ändern kann.
Warum landen E-Mails, die Sie an andere senden, im Spam?
Wie die E-Mails, die Sie erhalten, können auch die E-Mails, die Sie senden, im Spam-Ordner des Empfängers landen. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein:
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Ihr E-Mail-Inhalt löst Spam-Filter aus: E-Mail-Anbieter prüfen Inhalte automatisch. Bestimmte Formulierungen oder Strukturen können dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingestuft wird.
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Ihre E-Mail wird von einer verdächtigen Domain gesendet: Domains mit schlechtem Ruf oder früheren Spam-Vorfällen werden häufiger blockiert.
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Sie senden zu viele E-Mails: Eine hohe Versandfrequenz kann dazu führen, dass Ihre E-Mails als Spam bewertet werden.
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Wichtige Inhalte fehlen: Fehlende Betreffzeilen, Signaturen oder unklare Inhalte können die Einstufung negativ beeinflussen.
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Verdächtige Inhalte: Links zu unbekannten Seiten oder potenziell schädliche Inhalte erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer Spam-Einstufung.
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Hohe Spam-Bewertung: E-Mails werden automatisch bewertet. Wird ein bestimmter Grenzwert überschritten, landet die Nachricht im Spam.
Tipp: Sie können Ihre E-Mail auf einen möglichen Spam-Score prüfen:
mail-tester.com
Wie können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails im Spam landen?
Um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern, können Sie folgende Maßnahmen umsetzen:
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Verwenden Sie einen klaren Absender: Nutzen Sie einen eindeutigen Namen und eine erkennbare E-Mail-Adresse.
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Verwenden Sie eine passende Betreffzeile: Der Betreff sollte den Inhalt korrekt widerspiegeln.
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Vermeiden Sie typische Spam-Begriffe: Begriffe wie „kostenlos“ oder „jetzt handeln“ können Filter auslösen.
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Nutzen Sie ein sauberes Layout: Vermeiden Sie übermäßige Formatierung oder zu viele Bilder.
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Vermeiden Sie übermäßige Hervorhebungen: Viele Großbuchstaben oder Ausrufezeichen wirken unseriös.
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Fügen Sie einen Abmeldelink hinzu: Besonders bei Newslettern ist dies wichtig und oft erforderlich.
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Authentifizieren Sie Ihre E-Mails: Nutzen Sie SPF, DKIM und DMARC, um Ihre Domain als vertrauenswürdig zu kennzeichnen.
DMARC-Record erstellen
SPF-Record hinzufügen
DKIM einrichten
Hinweis: In vielen Fällen sind SPF und DKIM bereits vorkonfiguriert.
Der DMARC-Eintrag muss jedoch meist manuell ergänzt werden.