Problem: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bietet zweifelsohne unglaublich viele Vorteile. Doch gegebenenfalls können auch Nachteile entstehen. Stell dir folgendes Szenario vor: Im Eifer des Gefechts überspeicherst du die Originalversion einer Textdatei. Ein Wiederherstellen der Originaldatei ist hiernach nicht mehr möglich. Soweit so gut, deine aktuellen Änderungen sind ja zumindest abgespeichert. Deine neue Datei verschickst du nun per E-Mail an externe Mitarbeiter weiter. Deine Version wird dann oft noch einmal überarbeitet, evtl. an unterschiedlichen Speicherorten abgespeichert und wieder an den Verteiler gesendet usw. Zum Schluss kann jedoch keiner mehr nachvollziehen, wer, wann und an welcher Stelle in der Datei etwas geändert worden ist und im schlimmsten Fall stellt man fest, dass die erste Version doch die bessere gewesen ist.
OneDrive Datei Versionierung für weniger Dateichaos
Lösung: Die smarte und intelligente OneDrive für Business Versionierung hilft dir dabei dieses Datei-Wirrwarr bei der Bearbeitung von Dokumenten zu verhindern, so dass du gemeinsam mit anderen Nutzern produktiver und effizienter arbeiten kannst.
Im Folgenden wollen wir dir zeigen, wie du mit OneDrive für Business im Verlauf Ihrer Dokumentenbearbeitung jederzeit zu beliebigen älteren Bearbeitungsständen zurückkehren kannst. Grundsätzlich musst du den Versions-verlauf für Dokumente nicht aktivieren, da dieser standardmäßig in OneDrive für Business aktiviert ist. (Sollte dieser nicht aktiviert sein, so zeigen wir dir im unten aufgeführtem Video, wie du den Versionsverlauf aktivieren und auch die Anzahl an Hauptversionen bestimmen kannst).
Sobald nun ein Anwender ein Dokument bearbeitet oder speichert, wird jedes Mal automatisch eine neue Hauptversion in OneDrive für Business angelegt. In OneDrive für Business werden Hauptversionen dabei standardmäßig als ganze Zahl, z. B. 1.0, 2.0, 3.0 usw. abgespeichert.
Mit dem Versionsverlauf arbeiten – So geht’s
- Rufe mit deinem Browser die OneDrive für Business Onlinebenutzeroberfläche auf und logge dich dazu vorher mit deinem Microsoft-Konto ein.
- Navigiere unter „Dateien“ zu der Datei, deren Versionsverlauf du dir ansehen möchten und wähle die jeweilige Datei mit einem Klick auf den Radiobutton OneDrive für Business Radiobutton aus. Anschließend erscheint das Versionsverlauf-Symbol OneDrive für Business_Versionsverlauf Symbol in der Menüleiste in der oberen Menüleiste. Dieses klickst du nun an. Dadurch öffnet sich das „Versionsverlauf-Fenster“, wo du auf einen Blick die aktuelle und die älteren Dateiversionen wiederfindest. Alternativ rufst du den „Versionsverlauf“ über Rechtsklick auf die ausgewählte Datei auf.