7 Bereiche, die sich im Büro digitalisieren lassen – Gastbeitrag von Jan Schulze-Siebert

Wenn wir heutzutage vom digitalen Büro sprechen, dann erwarten wir eine Effizienzsteigerung unserer eigenen Prozesse. Und das ist möglich, denn Prozesse lassen sich mit den richtigen Tools und Services mit weniger Aufwand und höherer Geschwindigkeit gestalten. Klar sollte sein, komplett fallen die Aufgaben nicht in allen Bereichen weg. Sie werden bloß digital durchgeführt.   

Wenn du für dein Unternehmen am digitalen Büro interessiert bist, dann erwartet dich im Folgenden eine Reihe von Inspirationen, wo man in deinem Büro mit der Digitalisierung ansetzen lassen kann 

Es geht um Software und Services

Das digitale Büro wird oftmals mit dem papierlosen Büro gleichgesetzt. Wie du gleich sehen wirst, geht es im Office allerdings nicht immer bloß ums Papier. Es geht darum, die Kommunikation und die Abläufe am Arbeitsplatz mit Technologie neu aufzusetzen 

Lass uns zur besseren Vorstellung der Prozesse einmal durch dein Büro laufen und an verschiedenen Orten die Möglichkeiten der Digitalisierung betrachten. Wir beginnen am Eingang, wo du normalerweise deine Briefpost erhältst.  

1. Briefpost digitalisieren lassen

Der klassische Weg ist es, Briefe aus dem Briefkasten zu holen, zu öffnen und an den zuständigen Mitarbeiter weiterzugeben. Da kann es schon mal vorkommen, dass sich hier und da ein Papierstapel anhäuft und die einzelnen Dokumente in zahlreichen Ordnern abgeheftet werden müssen.  

Der digitale Posteingang verändert diese Prozesse. Post wird nicht mehr in den Briefkasten gesteckt, sondern umgeleitet zu einem Scan-Zentrum. In diesem wird die Post geöffnet, eingescannt und steht dir direkt als digitales Dokument zur Verfügung.  

Mit der passenden Dokumentenstruktur lassen sich diese sortieren, ablegen oder einem Mitarbeiter per E-Mail oder To-Do-Liste zuweisen.  

Als nächstes gehen wir in dein Büro hinein und kümmern uns um das Szenario der Meetings.  

2. Digitale Raumverwaltung

Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist, wird es mehr oder weniger Konferenz- und Besprechungsräume geben. Findet ein Meeting mit dem Team offline, also im Büro statt, so muss gegebenenfalls ein Raum gebucht werden.  

Digitale Raumverwaltungs-Tools bieten hierbei den Zugriff von überall. Vor Ort an der Türe hängt ein digitales Türschild, auf welchem die nächsten Meetings und Reservierungen angezeigt werden.  

Auch das zählt zur Digitalisierung des Büros dazu. Finden die Meetings nicht vor Ort statt, wird ein Videokonferenz-Programm benötigt. 

3. Meetings digital halten

Ist das Team dezentral aufgestellt oder ist in deinem Unternehmen Home Office erlaubt oder nimmt an dem Meeting auch jemand Externes, wie beispielsweise ein Kunde teil, ist ein Konferenz-Tool notwendig. Jeder kann sich bei einem solchen Tool mit, oder ohne Video einloggen und dem Gruppengespräch folgen. Es kann zusätzlich eine Präsentation gezeigt oder der Bildschirm geteilt werden. Mit spezialisierten Video-Beratungs-Programmen lassen sich auch sehr einfach und einseitig Bildschirmübertragungen erstellen, um das Gesagte auch visuell zu untermalen.  

Wann so ein Meeting stattfindet, lässt sich auch digital bestimmen.

4. Termine digital koordinieren

Digitale Kalender oder Tools zum Koordinieren von Terminen machen es möglich, dass sich ein Termin finden lässt auch ohne zuvor zig E-Mails hin und her zu schreiben. Eine Person gibt dazu über das Tool seinen Kalender frei beziehungsweise den Kalender mit verfügbaren Zeiten. Die andere Person kann sich dann eine für sich passende Uhrzeit für ein Meeting auswählen und einen Termin buchen. So funktionieren auch Gruppenumfragen, um den gemeinsamen Nenner aller Teilnehmer zu finden.  

Nach einem Meeting weiß jeder im Team was zu machen ist und kann digital mit einem Projektmanagement-Tool die Aufgaben einsehen.

5. Aufgaben verteilen und digital verwalten

Wer agil im Team zusammenarbeitet, vergibt in seinen Meetings einzelne Aufgaben an Mitarbeiter. Diese gilt es immer wieder abzugleichen, um mit den Ergebnissen weiterzuarbeiten. Wer an was aktuell arbeitet lässt sich mit einem Projektmanagement-Tool visuell aufbereiten und darstellen.  

Nach dem Kanban-Prinzip besteht die Möglichkeit einzelne Spalten zu haben, in welche die Aufgaben nach Status sortiert werden. Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und somit ist für alle klar ersichtlich, was sich in bestimmten Bereichen tut.  

Kommen wir noch zu einem anderen Thema, dem Telefonieren.  

6. Anrufe per VoIP annehmen

Ist ein Telefontermin vereinbart, muss dieser nicht zwingend über die Festnetzleitung stattfinden. Voice over IP ist der Fachbegriff, bei dem die Telefonie über das Internet abgewickelt wird.  

Das bietet die Chance, dass die Festnetznummer skalierbar ist, wenn das Unternehmen wächst. Auch ist es möglich, die gleiche Nummer im Home Office zu nutzen, was für hohe Flexibilität des Unternehmens spricht. VoIP ist die Digitalisierung des Telefons und kann in Form einer Cloud-Telefonanlage oder durch anderweitige Endgeräte genutzt werden.  

7. Belege und Rechnungen managen

Schauen wir zu guter Letzt einmal in das Büro der Buchhaltung. Papier wird auch hier immer weniger, denn Belege lassen sich eingescannt direkt kontieren und digital ablegen. Mit dem passenden Rechnungsprogramm werden Einnahmen und Ausgaben effizient und strukturiert verwaltet. Dadurch entsteht quasi ein Echtzeit-Bild der Finanzen des Unternehmens.  

Rechnungen werden mit dem jeweiligen Programm gestellt und sind somit direkt verfügbar. Bewirtungsbelege, Rechnungen oder anderweitiges Papier für die Buchhaltung lässt sich per Scan-App oder Scanner erfassen und ebenfalls als PDF weiterverarbeiten.  

Solch ein digitales Vorgehen erhöht zudem die Auffindbarkeit von Dokumenten und sorgt für mehr Ordnung und Organisation im Büro.  

Es geht ums Anfangen

Das Digitale Büro lässt sich auf viele unterschiedliche Bereiche aufteilen. Je nach aktuellem Digitalisierungs-Stand im Unternehmen kann das Thema Digitalisierung an unterschiedlichen Stellen ohne großen Druck angegangen werden. Die hier aufgezeigten Methoden sind eine Auswahl an Bereichen, die im Büro jedoch nicht alle auf einmal umgesetzt werden müssen. Wo du mit deinem Unternehmen beginnen solltest bleibt dir überlassen, wichtig ist bloß, dass du startest. 

Über den Autor: Jan Schulze-Siebert 

Als Blogger & Content Marketer beschäftigt sich Jan auf seinem Blog Digital Affin ausgiebig mit der Digitalen Welt. Nach Zielgruppen aufgeteilt ist Inspiration zu smarten Use Cases und nützlichen Tools geboten. Mehr Informationen über ihn und sein Portfolio gibt es auch janschulzesiebert.com  

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