Die perfekte Abwesen­heits­notiz: Tipps, Beispiele und Knigge

Was ist eine Abwesen­heits­notiz?

Eine Abwesenheitsnotiz oder auch Autoresponder genannt ist eine E-Mail, die du sendest, wenn du für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar bist. In der Abwesenheitsnotiz informierst du deine Kontakte über deine Abwesenheit und gibst an, wann du wieder erreichbar sein wirst. Eine effektive Abwesenheitsnotiz sollte klar, präzise und höflich formuliert sein. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz kann dir helfen, Erwartungen zu erfüllen, Missverständnisse zu vermeiden und dein professionelles Image zu wahren.  

Tipps für das Schreiben einer profes­si­o­nellen und effektiven Abwesen­heits­notiz

Um eine wirksame Abwesenheitsnotiz zu verfassen, muss man mehr tun, als nur darüber zu informieren, dass man nicht im Büro ist. Sie müssen klar, prägnant und professionell sein. Hier sind einige Tipps, die dir helfen, eine perfekte Abwesenheitsnotiz zu schreiben: 

Klar und prägnant sein 

Deine Abwesenheitsnotiz sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein. Verwende eine einfache Sprache und vermeide Jargon oder Fachbegriffe, die deine Empfänger möglicherweise nicht verstehen. Fasse dich kurz und prägnant, idealerweise nicht länger als zwei oder drei Sätze.  

Teile die wesentlichen Informationen 

Achte darauf, die wesentlichen Informationen in deine Abwesenheitsnotiz aufzunehmen. Dazu gehören die Daten deiner Abwesenheit, der Grund deiner Abwesenheit (wenn Sie ihn mitteilen können) und wann du wieder verfügbar sein wirst. Außerdem solltest du für dringende Angelegenheiten alternative Kontaktpersonen angeben, z. B. einen Kollegen oder einen Vorgesetzten. 

Verwende einen profes­si­o­nellen Ton 

Deine Abwesenheitsnotiz sollte dein professionelles Image widerspiegeln. Vermeide Humor, Sarkasmus oder übermäßig persönliche Details. Verwende einen höflichen und förmlichen Ton und danken Sie Ihren Empfängern für ihr Verständnis und ihre Geduld. 

Teste deine Nachricht 

Bevor du deine Abwesenheitsnotiz einrichtest, testest du sie, indem du eine E-Mail an dich selbst oder einen Kollegen sendest. Vergewissere dich, dass sie professionell aussieht und klingt und dass alle Links und Kontakte wie erwartet funktionieren. 

Beispiele für eine professionelle Abwesen­heits­notiz 

Abwesen­heits­notiz für den Urlaub 

Betreff: Abwesenheitsnotiz - Urlaub 

Hallo, 

ich bin derzeit im Urlaub und nicht im Büro. Ich stehe dir ab dem [Datum] wieder zur Verfügung. 

In dringenden Angelegenheiten wende dich bitte an meinen Kollegen [Name] unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse]. 

Danke für dein Verständnis und bis bald. 

Viele Grüße, [Dein Name] 

Abwesen­heits­notiz für eine Fortbildung 

Betreff: Abwesenheitsnotiz - Fortbildung 

Hallo, 

ich befinde mich derzeit auf einer Fortbildung und bin deshalb nicht im Büro erreichbar. Ich werde voraussichtlich am [Datum] wieder im Büro sein. 

In dringenden Angelegenheiten wende dich bitte an meinen Kollegen [Name] unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse]. 

Danke für dein Verständnis. 

Liebe Grüße, [Dein Name] 

Abwesen­heits­notiz im Krankheitsfall 

 Betreff: Abwesenheitsnotiz - Krankheit 

Hallo, 

leider bin ich derzeit krank und deshalb nicht im Büro erreichbar. Voraussichtlich werde ich ab dem [Datum] wieder zur Verfügung stehen. 

In dringenden Angelegenheiten wende dich bitte an meinen Kollegen [Name] unter der E-Mail-Adresse [E-Mail-Adresse]. 

Danke für dein Verständnis. 

Liebe Grüße, [Dein Name] 

No Go's in einer Abwesen­heits­notiz 

Wenn Du eine Abwesenheitsnotiz schreibst, solltest Du einige No-Gos vermeiden: 

Zu wenig Informationen: Vergewissere Dich, dass Deine Abwesenheitsnotiz alle wichtigen Informationen enthält, wie zum Beispiel den Zeitraum Deiner Abwesenheit und den Grund dafür. Wenn diese Informationen fehlen, kann es sein, dass die Empfänger der Nachricht verwirrt sind oder nicht verstehen, wann sie wieder eine Antwort erwarten können. 

Zu viel Informationen: Schreibe Deine Abwesenheitsnotiz prägnant und klar. Wenn sie zu lang oder zu detailliert ist, kann es sein, dass die Empfänger der Nachricht den Inhalt nicht lesen oder verstehen können. 

Falsche Informationen: Es ist wichtig, dass die Informationen in Deiner Abwesenheitsnotiz korrekt sind. Überprüfe daher sorgfältig, ob die Daten oder die Kontaktdaten richtig sind. Andernfalls kann es sein, dass die Empfänger der Nachricht Schwierigkeiten haben, Dich zu erreichen. 

Unprofessionelle Sprache: Achte darauf, dass Deine Abwesenheitsnotiz in einem professionellen Ton verfasst ist. Vermeide daher Abkürzungen oder Slang-Ausdrücke. 

Persönliche Informationen: Gib in Deiner Abwesenheitsnotiz keine persönlichen Informationen preis. Es ist nicht erforderlich, Deine persönlichen Gründe für die Abwesenheit zu teilen. 

Automatische Antworten: Wenn Du eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichtest, aktiviere sie auch. Es kann peinlich sein, wenn Empfänger Deiner E-Mails trotzdem keine Antwort erhalten, obwohl Du abwesend bist. 

Indem Du diese No-Gos bei Deiner Abwesenheitsnotiz vermeidest, kannst Du sicherstellen, dass Deine Nachricht klar und professionell ist und dass die Empfänger Deiner Nachrichten genau verstehen, wann sie eine Antwort erwarten können.