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Du bist bald im Urlaub? Auf Dienstreise, krankgeschrieben oder aus sonstigen Gründen nicht erreichbar?

Inhaltsverzeichnis

Eine automatische Abwesenheitsnotiz ist eine vorbereitete Antwort, die du in deinem E-Mail-Konto hinterlegst und die deine E-Mail-Kontakte über deine Abwesenheit informiert, sobald sie dich anschreiben. Zusätzlich kannst du über die Dauer deiner Abwesenheit oder deine Vertretung informieren. Eine Abwesenheitsnotiz ist somit praktisch, um Kollegen und Partner nicht unnötig warten zu lassen.

Wann brauchst du eine Abwesenheitsnotiz?

Während deines Urlaubes oder während längerer Schließzeiten deines Unternehmens ist es üblich Abwesenheitsnotizen zu erstellen. Auch wenn du krank sein solltest, macht eine Nachricht Sinn, um Kollegen und Partner zu informieren.

Wozu brauchst du eine Abwesenheitsnotiz?

Niemand will warten. Schon Kinder warten ungerne auf Antworten. Eine Abwesenheitsnotiz informiert somit deine Kollegen und Partner, warum diese aktuell keine Antwort von dir bekommen. Wenn du keine Nachricht hinterlegt hast, wissen Kollegen und Partner nicht wie lange du fehlst oder an wen sie sich alternativ wenden können. Gerade bei dringenden Angelegenheiten ist das nicht schön.

Abwesenheitsnotiz formulieren

Zunächst solltest du den Inhalt der Notiz formulieren. Dieser ist immer kontextabhängig. Wir empfehlen immer mitzuteilen, bis wann du nicht erreichbar bist. Das erleichtert deinen Kontakten sich auf deine Rückmeldung einzustellen.

Wichtig ist es zudem, dass du einen alternativen Ansprechpartner nennst, der deine Vertretung übernimmt. Bei englischen Texten solltest du immer darauf achten, dass die Übersetzung fehlerfrei ist.

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

Eine Abwesenheitsnotiz kannst du ganz einfach in Outlook einrichten. Dies ist nicht schwer.

  1. Öffne Outlook und klicke oben links auf „Datei“. Es öffnet sich ein Menüfenster mit deinen Kontoinformationen und einigen weiteren Optionen.

  2. Klicke anschließend auf das Fenster „Automatische Antworten“. Es öffnet sich ein neues Fenster.

  3. Aktiviere nun den Punkt „Automatische Antworten senden“ aus.

  4. Du kannst nun festlegen, in welchem Zeitraum automatische Antworten gesendet werden. Trage dazu einfach das Beginn- und Enddatum ein.

Wichtig: Falls du keinen Zeitraum für deine Abwesenheit festgelegt hast, denke immer daran, dass du die Abwesenheitsnotiz wieder entfernst, sobald du wieder erreichbar bist.

  1. Du siehst zwei Registerkarten und kannst automatische Antworten für Personen innerhalb und außerhalb deiner Organisation festlegen. „Innerhalb meiner Organisation“ bedeutet, dass deine Kontakte mit dem gleichen Domänenteil (nach dem @) diese Abwesenheitsnotiz von dir erhalten. Alle anderen Kontakte erhalte die Abwesenheitsnotiz, die du in das Feld „Außerhalb meiner Organisation“ einträgst. Dadurch kannst du differenziert auf alle deine Kontakte eingehen. Anschließend kannst du die Nachricht formatieren. So kannst du zum Beispiel auch bei der Anrede variieren: Wenn ihr euch innerhalb deiner Organisation alle duzt, so kannst du deine Kollegen mit “Du” anschreiben und an alle anderen per “Sie”.

  2. Klicke danach auf „Ok“ um die automatische Antwort zu aktivieren.

Regeln für Abwesenheitsnotiz

Du möchtest für deinen Chef oder bestimmte Kollegen, trotz Abwesenheit, weiterhin erreichbar sein? Oder du möchtest, dass bestimmte Kunden eine spezifische Abwesenheitsnotiz erhalten? Auch das ist möglich. Dafür kannst du einfach Regeln erstellen.

Beachte dafür folgende Schritte:

  1. Klicke im Dialogfenster „Automatische Antworten“ unten links auf den Punkt „Regeln“.
  2. Über „Regel hinzufügen“ kannst du nun Ausnahmeregeln für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Adressen erstellen. Zunächst legst du fest, für welche E-Mails im weiteren Verlauf spezifizierte Aktionen durchgeführt werden sollen.
  3. Von…: Hier kannst du den Absender auswählen, für den du eine bestimmte Regel definieren möchtest.
  4. Gesendet an…: Du wählst hier die E-Mail-Adressen aus, an welche die empfangene E-Mail gesendet wurde, für die du eine Regel spezifizieren willst
  5. Betreff: Wenn ein Betreff bestimmte Wörter enthält, wird mit dieser E-Mail gemäß deiner Regel verfahren.
  6. Nachrichtentext: Du kannst hier für bestimmte Wörter oder Sätze, die der Nachrichtentext aufweist, Regeln festlegen.

Nun stehen dir folgenden Aktionen zur Verfügung:

  • Hinweisen mit: Darüber kannst du einen zusätzlichen Hinweistext festlegen.
  • Löschen: E-Mails, die die zuvor festgelegten Kriterien enthalten, werden gelöscht.
  • Verschieben in: Damit kannst du E-Mails in bestimmte Ordner verschieben.
  • Kopieren in: Eine Kopie einer bestimmten E-Mail wird in einen bestimmten Ordner abgelegt.
  • Weiterleiten: Die E-Mails werden weitergeleitet. Beispielsweise an deine private E-Mail-Adresse, sodass du auch privat auf diese zugreifen kannst.
  • Antworten mit: Damit kannst du einen individuellen Text einrichten. Den Text kannst du in einem neuen Dialogfenster bestimmen.
  • Benutzerdefiniert: Damit kannst du eigene Vorlagen laden. Diese Funktion ist für Experten geeignet.

Oben rechts unter dem Punkt „Erweitert“ kannst du noch weitere individuelle Regeln für deine Bedürfnisse festlegen. So kannst du beispielsweise Parameter für Wichtigkeit und Vertraulichkeit definieren.

Kinderleichte Einrichtung

Wie du gesehen hast ist die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz in Outlook wirklich nicht schwer. Dabei ist es immer wichtig, dass du die Texte professionell gestaltest. Achte darauf, dass diese seriös wirken und arbeite bei englischen Abwesenheitsnotizen mit einer korrekten Übersetzung. Dann kann nicht viel schief gehen und du kannst deinen Urlaub ganz entspannt genießen. Viel Spaß!

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